સ્ટાફના હાજરી રજિસ્ટરની ગોઠવણી અને મફત નમૂનો

હાજરીનું રજિસ્ટર કે મસ્ટર રોલ એ મહિનાના અંતે દરેકનો પગાર નક્કી કરતું પાનું છે. ચોખ્ખી ગોઠવણી હોય તો મતભેદ ઓછા થાય, પગાર ઝડપથી ગણાય અને જરૂર પડે ત્યારે રેકોર્ડ મળે. અહીં કઈ વિગતો રાખવી, કયા કોડ વાપરવા અને નાની દુકાનનો ભરેલો દાખલો આપ્યો છે. મફત નમૂનો પણ ડાઉનલોડ કરી શકો.

હાજરી રજિસ્ટરનું કામ શું છે?

રજિસ્ટર દરેક વ્યક્તિ માટે રોજનો એક સવાલ ઉકેલે છે: કામ કર્યું કે નહીં? ન કર્યું હોય તો એ દિવસનો પગાર મળે કે નહીં? મહિને આ પાનાનો સરવાળો સીધો પગારના હિસાબમાં કામ આવે. રજિસ્ટર પૂરું અને વાંચી શકાય એવું હોય તો પગાર પાંચ મિનિટનું કામ છે. ખાલી ખાનાં, ઉપરથી ફરી લખેલું કે ફક્ત તમને સમજાય એવાં નિશાન હોય તો મતભેદ થાય.

રાજ્યોના Shops and Establishments Acts અને Factories Act સહિત ભારતમાં ઘણા શ્રમ કાયદા હેઠળ હાજરી અને વેતનનો રેકોર્ડ રાખવો પડે છે. ક્યારેક નક્કી નમૂનામાં રાખવો જરૂરી હોય છે. કયો નમૂનો જોઈએ તે તમારા રાજ્ય અને ધંધાને લાગુ પડતા કાયદા પર આધાર રાખે છે. સત્તાવાર નમૂના માટે સ્થાનિક શ્રમ કચેરી કે તમારા CAને પૂછો. નીચેની ગોઠવણી રોજનો વ્યવસ્થિત રેકોર્ડ રાખવા માટે છે. આવા નમૂનામાં સામાન્ય રીતે માગવામાં આવતી વિગતો તેમાં છે.

રજિસ્ટરમાં કઈ કૉલમ રાખવી?

રોજ એ જ કોડ વાપરો

ટૂંકા કોડ નક્કી કરો. પાનાના નીચેના ભાગમાં તેનો અર્થ લખો જેથી કોઈ પણ વાંચી શકે:

મોડા આવ્યા હોય તો Pની બાજુમાં નાનો “L” લખો. ઓવરટાઇમ એ જ ખાનામાં લખી શકો. બે વધારાના કલાક માટે “P+2” લખો. અથવા અલગ કૉલમ રાખો.

નાની દુકાનનો ભરેલો દાખલો

અહીં જુદી પગારની રીતવાળા ચાર સ્ટાફનો આખો મહિનો બતાવ્યો છે. 14 તારીખે તહેવાર માટે દુકાન બંધ હતી. એટલે એ દિવસે બધા માટે HO છે.

દુકાનનો દાખલો · સપ્ટેમ્બર 2026 · સામાન્ય સાપ્તાહિક રજા રવિવાર (Geeta: મંગળવાર) · 14 તારીખે તહેવાર માટે દુકાન બંધ

કામ કરેલા દિવસ એટલે હાજર દિવસ અને અડધા દિવસનો અડધો હિસ્સો. Ramesh: 21 + (2 × 0.5) = 22. આ દિવસો સાથે પગારવાળી સાપ્તાહિક રજા અને બીજી રજા ગણીને પગાર કાઢો. દરેક પ્રકારના પગારનો હિસાબ પગાર ગણવાના લેખમાં બતાવ્યો છે.

મફત નમૂનો ડાઉનલોડ કરો

સ્પ્રેડશીટ કે પ્રિન્ટ કરેલું પાનું વાપરવું હોય તો નીચેનું ખાલી રજિસ્ટર લો. તે Excel, Google Sheets કે LibreOfficeમાં ખૂલે છે. તેમાં 31 દિવસ અને મહિનાના સરવાળાની કૉલમ છે. દર મહિને એક પાનું આડા કાગળ પર પ્રિન્ટ કરો.

હાજરી રજિસ્ટરનો નમૂનો ડાઉનલોડ કરો (CSV)

રજિસ્ટરનો હિસાબ ભરોસાપાત્ર રાખવાની ટેવો

1. રોજ એક જ સમયે હાજરી ભરો. દુકાન ખોલતી વખતે ભરવી સારું. અઠવાડિયાના અંતે યાદ કરીને ભરો તો ભૂલ થવાની શક્યતા વધે.
2. કામનો દિવસ ક્યારેય ખાલી ન રાખો. ખાલી ખાનું કામદાર હાજરી સમજે અને તમે ગેરહાજરી સમજો એવું બને.
3. સાપ્તાહિક રજા અને બીજી રજા પણ નોંધો. WO અને HOથી પાનું પૂરું રહે. સરવાળો ચકાસવો પણ સરળ થાય. બધા દિવસ મળીને મહિનાના કુલ દિવસ થવા જોઈએ.
4. સુધારો કરો, ઉપરથી ન લખો. કાગળમાં જૂના કોડ પર લીટી કરીને નવો કોડ લખો અને ટૂંકી સહી કરો. એપમાં નોંધ બદલો એટલે સરવાળો બદલાઈ જાય.
5. મહિને પગાર આપતાં પહેલાં સરવાળો કરો. પગાર આપો ત્યારે દરેકને તેના સરવાળા બતાવો. બંને એક જ પાનું જુએ તો મોટાભાગના મતભેદ ઉકેલાય.
6. જૂનાં રજિસ્ટર સાચવો. પગારના રેકોર્ડ સાથે મહિના પ્રમાણે રાખો. શ્રમ કાયદામાં રેકોર્ડ રાખવાની ઓછામાં ઓછી મુદત નક્કી હોય છે. એટલે વર્ષ પૂરું થતાં ફેંકી ન દો.

રોજના, કલાકના અને કોન્ટ્રાક્ટના કામદારો

થોડી વધારાની નોંધ સાથે આ જ રજિસ્ટર દરેક પગારની રીત માટે ચાલે:

• રોજના પગારવાળા કામદાર: રજિસ્ટર જ પગારનો આધાર છે. દરેક P એટલે એક દિવસનો પગાર. અડધા દિવસ માટે H જ લખો. મહિને અંદાજથી આખો દિવસ ગણવો કે કાઢી નાખવો નહીં.
• કલાકના પગારવાળા સ્ટાફ: Pને બદલે ખાનામાં “6” કે “9.5” જેવા કલાક લખો. અથવા કલાકની અલગ કૉલમ રાખો. દિવસનો નહીં, કલાકનો સરવાળો કરો.
• ઓવરટાઇમ: વારંવાર થતો હોય તો દરેક નામની નીચે તેની અલગ હરોળ રાખો. હાજરીના કોડ વાંચવામાં સરળ રહેશે.
• સાઇટ અને કોન્ટ્રાક્ટના કામદાર: દરેક સાઇટ કે કોન્ટ્રાક્ટરનું અલગ રજિસ્ટર રાખો. લોકો એક સાઇટથી બીજી પર જાય ત્યારે અલગ હિસાબ પતાવવો સરળ પડે.
• નોકરી છોડનાર: નોંધમાં કામનો છેલ્લો દિવસ લખો. ત્યાર પછીનાં ખાનાં ખાલી રાખો જેથી કોઈ તેને ગેરહાજરી ન સમજે.

કાગળ, Excel કે એપ?

કાગળનું રજિસ્ટર ફક્ત પેનથી ચાલે છે. પણ બધા સરવાળા હાથેથી કરવા પડે અને પાનું ખોવાઈ કે ખરાબ થઈ શકે. Excelમાં સરવાળા આપોઆપ થાય. પણ દર મહિને નવી શીટ જોઈએ, ખોટા ખાનામાં લખવાથી સૂત્ર બગડી શકે અને ફાઇલ એક કમ્પ્યુટરમાં રહે. હાજરીની એપમાં રજિસ્ટર, સરવાળા અને પગારનો હિસાબ સાથે રહે છે. કાગળની નકલ જોઈએ ત્યારે રજિસ્ટરની પ્રિન્ટ પણ કાઢી શકો.