স্টাফের হাজিরার রেজিস্টার: ফ্রি ফরম্যাট আর ভরা উদাহরণ

হাজিরার রেজিস্টার, যাকে মাস্টার রোলও বলা হয়, সেই পাতাই মাস শেষে সবার বেতন ঠিক করে। পরিষ্কার ফরম্যাটে তর্ক কমে, বেতনের অঙ্ক তাড়াতাড়ি হয়, আর কেউ জানতে চাইলে দেখানোর মতো রেকর্ড থাকে। কী লিখবেন, কোন কোড ব্যবহার করবেন, ছোট দোকানের ভরা নমুনা আর ফ্রি ডাউনলোডের টেমপ্লেট এখানে দেওয়া হল।

মাস্টার রোল কী কাজে লাগে

রেজিস্টার রোজ প্রত্যেকের জন্য একটা প্রশ্নের উত্তর দেয়: কাজ করেছেন কি না, আর না করলে দিনটার বেতন হবে কি না? মাস শেষে এই পাতার মোট হিসাব সরাসরি বেতনের অঙ্কে যায়। রেজিস্টার পুরো ভরা আর পড়ার মতো হলে বেতন পাঁচ মিনিটের কাজ। ফাঁকা ঘর, কাটাকুটির ওপর লেখা আর নিজের বানানো চিহ্ন থাকলে সেটাই তর্কের কারণ হয়।

রাজ্যের Shops and Establishments Acts আর Factories Act-সহ ভারতের অনেক শ্রম আইনে মালিকদের হাজিরা ও মজুরির রেকর্ড রাখতে হয়, কখনও নির্দিষ্ট ফরম্যাটে। ঠিক কোন ফরম্যাট তা আপনার রাজ্য আর ব্যবসায় প্রযোজ্য আইনের ওপর নির্ভর করে। তাই সরকারি ফরম্যাটের জন্য স্থানীয় শ্রম দপ্তর বা CA-র সঙ্গে কথা বলুন। নিচের ছকটা রোজকার রেকর্ড ভালোভাবে রাখার জন্য, আর ওই ফর্মগুলোতে সাধারণত যে তথ্য লাগে তা রাখে।

রেজিস্টারে যে কলামগুলো দরকার

রোজ একই কোড ব্যবহার করুন

ছোট কোড বেছে পাতার নিচে মানে লিখুন, যাতে যে কেউ বুঝতে পারেন:

P-এর পাশে ছোট “L” দিয়ে সহজে দেরিতে আসা লেখা যায়। একই ঘরে ওভারটাইম লিখতে পারেন (দু ঘণ্টা বাড়তি হলে “P+2”), বা আলাদা কলাম রাখুন।

ছোট দোকানের ভরা নমুনা

আলাদা বেতনের ধরনের চারজন স্টাফের পুরো মাস এখানে আছে। উৎসবের জন্য 14 তারিখে দোকান বন্ধ ছিল, তাই সেদিন সবার HO।

নমুনা দোকান · সেপ্টেম্বর 2026 · নিয়মিত সাপ্তাহিক ছুটি রবিবার (Geeta: মঙ্গলবার) · 14 তারিখ: উৎসবে দোকান বন্ধ

কাজের দিন মানে উপস্থিত দিন আর অর্ধ দিনগুলোর অর্ধেক যোগ করে। Ramesh: 21 + (2 × 0.5) = 22। এর সঙ্গে বেতনসহ সাপ্তাহিক ছুটি আর অন্যান্য ছুটি ধরে বেতন হয়। প্রতিটা বেতনের ধরনের অঙ্ক বেতনের হিসাবের লেখায় আছে।

ফ্রি টেমপ্লেট ডাউনলোড করুন

স্প্রেডশিট বা প্রিন্ট করা শিট পছন্দ হলে নিচের ফাঁকা রেজিস্টার নামান। Excel, Google Sheets বা LibreOffice-এ খুলবে, 31 দিনের কলাম আর মাসের মোট হিসাবসহ। ল্যান্ডস্কেপে প্রিন্ট করুন, প্রতি মাসে একটা শিট।

হাজিরার রেজিস্টারের টেমপ্লেট ডাউনলোড করুন (CSV)

রেজিস্টার নির্ভরযোগ্য রাখার নিয়ম

1. রোজ একই সময়ে লিখুন। দোকান খোলার সময় সবচেয়ে ভালো। সপ্তাহ শেষে মনে করে লিখতে গেলেই ভুল ঢোকে।
2. কাজের দিন কখনও ফাঁকা রাখবেন না। ফাঁকা ঘর কর্মী উপস্থিত ভাববেন, আপনি অনুপস্থিত ভাববেন।
3. সাপ্তাহিক ছুটি আর অন্যান্য ছুটিও লিখুন। WO আর HO থাকলে পাতা পুরো হয়, মোট মেলানো সহজ হয়: সব যোগ করে মাসের মোট দিন হওয়ার কথা।
4. সংশোধন করুন, লেখার ওপর লিখবেন না। কাগজে আগেরটা কেটে নতুন কোড লিখে ছোট সই দিন। অ্যাপে বদলে দিলেই হবে; মোট নিজে থেকে বদলায়।
5. মাস শেষে টাকা দেওয়ার আগে যোগ করুন। টাকা দেওয়ার সময় প্রত্যেককে তাঁর মোট দেখান। দুপক্ষ একই পাতা দেখলে বেশিরভাগ ঝামেলা মেটে।
6. পুরনো রেজিস্টার রাখুন। মাসের রেজিস্টার বেতনের রেকর্ডের সঙ্গে রাখুন। শ্রম আইনে রেকর্ড রাখার ন্যূনতম সময় আছে, তাই বছর শেষ হলেই ফেলে দেবেন না।

দৈনিক, ঘণ্টা হিসেবে আর ঠিকাদারের শ্রমিক

সামান্য কিছু যোগ করলে একই রেজিস্টার সব ধরনের বেতনে চলে:

• দৈনিক মজুরির কর্মী: রেজিস্টারই বেতন। প্রতি P এক দিনের মজুরি, তাই মাস শেষে বাড়িয়ে বা কমিয়ে না ধরে অর্ধ দিনের জন্য ঠিক করে H দিন।
• ঘণ্টা হিসেবে স্টাফ: P-এর বদলে ঘরে ঘণ্টা লিখুন (“6”, “9.5”), বা ঘণ্টার আলাদা কলাম রাখুন। দিন নয়, ঘণ্টা যোগ করুন।
• ওভারটাইম: নিয়মিত হলে প্রতিটা নামের নিচে আলাদা সারি দিন, যাতে হাজিরার কোড পড়া যায়।
• সাইট আর ঠিকাদারের শ্রমিক: প্রতি সাইট বা ঠিকাদারের জন্য আলাদা রেজিস্টার রাখুন। লোকজন এক সাইট থেকে অন্য সাইটে গেলে আলাদা হিসাব মেটানো অনেক সহজ।
• যাঁরা ছেড়ে যান: মন্তব্যে শেষ কাজের দিন লিখুন, তারপর সারির বাকিটা ফাঁকা রাখুন, যাতে কেউ অনুপস্থিতি না ভাবেন।

কাগজ, Excel, নাকি অ্যাপ?

কাগজের রেজিস্টারে কলম ছাড়া কিছু লাগে না, কিন্তু সব যোগ হাতে করতে হয়, পাতা হারাতে বা নষ্ট হতে পারে। Excel যোগের কাজ কমায়, তবে প্রতি মাসে নতুন শিট লাগে, ভুল ঘরে টাইপ করলে ফর্মুলা নষ্ট হয়, আর এক কম্পিউটারে থাকে। হাজিরার অ্যাপে রেজিস্টার, মোট আর বেতনের হিসাব একসঙ্গে থাকে। কাগজের কপি দরকার হলে রেজিস্টার প্রিন্টও করা যায়।