Excelમાં સ્ટાફની હાજરી શીટ: મફત નમૂનો અને એપની જરૂર ક્યારે પડે?

કોણ કામે આવ્યું, કોણ ગેરહાજર રહ્યું અને કેટલો પગાર આપવાનો છે તે જાણવા મહિનાની હાજરી શીટ સરળ રસ્તો છે. નાની દુકાન માટે કાગળનું રજિસ્ટર કે Excel શીટ પૂરતી હોઈ શકે. રોજ એ જ કોડ વાપરો, સરવાળા સ્પષ્ટ રાખો અને નવો મહિનો શરૂ કરતાં પહેલાં એક નકલ સુરક્ષિત રાખો.

મહિનાની હાજરી શીટમાં શું રાખવું?

દરેક કામદારની એક હરોળ અને દરેક તારીખની એક કૉલમ રાખો. તારીખો પહેલાં કામદારનું નામ, જોડાવાની તારીખ અને સામાન્ય સાપ્તાહિક રજા લખો. જમણી બાજુ કોડના સરવાળા, હાજર દિવસ, પગારના દિવસ, નોંધ અને જરૂર હોય તો સહીની જગ્યા રાખો. નીચે કે બીજી ટૅબમાં કોડનો અર્થ લખો. એટલે બીજાને પણ શીટ વાંચવામાં અંદાજ નહીં લગાવવો પડે.

થોડા નક્કી કોડ વાપરો. મહિનાની વચ્ચે તેનો અર્થ ન બદલો:

જોડાવાની તારીખ લખો જેથી તે પહેલાંના દિવસ ગેરહાજરી ન ગણાય. દરેકની સાપ્તાહિક રજા પણ લખો. બધાની એક જ હોય એવું જરૂરી નથી. શિફ્ટ બદલાઈ હોય, સુધારો કર્યો હોય કે કોઈ નોંધ અંગે મતભેદ હોય તો નોંધની કૉલમમાં લખો. મહિનાના સરવાળા પર કામદારની સહી લેતા હો તો જગ્યા રાખો. સહીથી સ્પષ્ટ ગણતરીની જરૂર પૂરી થતી નથી. પણ બંનેએ કયો હિસાબ જોયો તેની ખાતરી રહે છે.

છ દિવસનો નાનો દાખલો

આ દાખલામાં ત્રણ કાલ્પનિક કામદાર અને મહિનાની 1–6 તારીખ લીધી છે. સાપ્તાહિક રજાની કૉલમમાં તેમની સામાન્ય રજા છે. Kabirની શુક્રવારની રજા 5 તારીખે આવે છે. જમણી બાજુના સરવાળા દેખાડેલી છ તારીખોની નોંધ પ્રમાણે છે. “હાજર” એટલે P સાથે Hનો અડધો હિસ્સો. આ દાખલામાં “પગારના દિવસ” માટે હાજર દિવસમાં PL, HO અને WO ઉમેર્યા છે. ખરેખર પગાર બનાવતાં પહેલાં દરેક કામદારની શરતો તપાસો.

વર્કશોપનો દાખલો · છ તારીખ · ફક્ત સમજવા માટેની નોંધ

સ્પ્રેડશીટમાં નામની કૉલમ સ્થિર રાખો. કાગળ પર આડી પ્રિન્ટ કાઢો અને દર મહિને એક શીટ રાખો.

Excel કે Google Sheetsનાં સરળ સૂત્રો

માનો કે કામદારની છ દિવસની નોંધ D2:I2 ખાનાંમાં છે અને પછીની કૉલમમાં સરવાળા છે. આખા મહિના માટે છેલ્લી તારીખ સુધીનાં ખાનાં લો. જેમ કે 31 દિવસના મહિના માટે AH સુધી. દરેક કોડના સરવાળા માટે એક જ ખાનાંનો વિસ્તાર રાખો. એટલે હરોળ ઉમેરો કે કૉપિ કરો ત્યારે સૂત્ર અજાણતાં બદલાય નહીં.

આ સૂત્રો આખા દિવસની હાજરી, ગેરહાજરી અને અડધા દિવસ અલગ ગણે છે. બધા કોડનો સરવાળો જોઈએ તો PL, UL, HO અને WO માટે પણ આવાં COUNTIF સૂત્રો ઉમેરો. દાખલાના સરવાળા છ તારીખોની નોંધ સાથે મળવા જોઈએ: Ashaના 3 P અને 1 H; Imranના 4 P અને 1 HO; Kabirના 4 P, 1 H અને 1 WO.

હાજર દિવસ અને પગારના દિવસ હંમેશાં સરખા નથી હોતા. માસિક પગારમાં પગાર સાથે રજા, પગારવાળી સાપ્તાહિક રજા અને બીજી રજાનો હિસાબ વ્યક્તિની શરતો અને લાગુ નિયમો પ્રમાણે કરો. આ દાખલામાં Ashaના 3.5 હાજર દિવસ અને એક પગાર સાથે રજા છે. Imranના ચાર હાજર દિવસ અને એક પગારવાળી રજા છે. Kabirના 4.5 હાજર દિવસ અને એક સાપ્તાહિક રજા છે.

અહીં નક્કી કરેલી રીત પ્રમાણે 27 પગારના દિવસ માન્યા છે. કામદારની શરતોમાં રજા, સાપ્તાહિક રજા અને બીજી રજા કેવી રીતે ગણાય છે તે જુઓ. ભાગ આપવાની રીત દર વખતે એક જ રાખો.

મફત CSV નમૂનો ડાઉનલોડ કરો

હાજરી રજિસ્ટરનો મફત CSV નમૂનો ડાઉનલોડ કરો. તે Excel અને Google Sheetsમાં ખૂલે છે. દર મહિને તારીખવાળી નવી નકલ સેવ કરો. પછી સ્ટાફનાં નામ, જોડાવાની તારીખ અને સાપ્તાહિક રજા ઉમેરો. CSVમાં સૂત્રો કે એકથી વધુ ટૅબ સચવાતાં નથી. એટલે આપોઆપ સરવાળા જોઈએ તો ખોલ્યા પછી સૂત્રો ઉમેરો.

આ ભૂલોથી શીટના હિસાબમાં ગરબડ થાય છે

• ગયા મહિનાની શીટ પર જ નવું લખવું. તારીખવાળી નવી ફાઇલ રાખો જેથી જૂની હાજરી સચવાય.
• બેકઅપ ન લેવો. બીજી નકલ અલગ સુરક્ષિત જગ્યાએ રાખો અને ખૂલે છે કે નહીં તે તપાસો.
• ફેરફારની નોંધ ન રાખવી. સુધારાની નોંધ રાખો અથવા હાજરીના સરવાળા કોણ બદલી શકે તે નક્કી કરો.
• હરોળ ઉમેરતાં સૂત્ર બગડવું. મહિને સૂત્રો અને સરવાળા તપાસો. બીજા પણ ફાઇલ બદલતા હોય તો સૂત્રવાળાં ખાનાંમાં ફેરફાર ન થઈ શકે તેવી ગોઠવણી કરો.
• અડધા દિવસ અને મોડા આવ્યાની નોંધ ભૂલવી. H, મોડા આવવું અને ઓવરટાઇમ નોંધવાની એક જ રીત રાખો.
• કાઉન્ટર પર વાપરવામાં અઘરી શીટ. ફોનમાં નાનાં ખાનાં અને આડું સરકાવવાથી નોંધ છૂટી શકે. બહુ ઓછો સ્ટાફ હોય તો કાગળ સરળ પડી શકે.

શીટ ક્યારે પૂરતી છે અને એપ ક્યારે મદદ કરે?

પાંચથી ઓછો સ્ટાફ હોય, એક જ જગ્યા હોય અને માલિક દરેક નોંધ ભરે કે તપાસે તો સ્પ્રેડશીટ પૂરતી હોઈ શકે. જરૂર પ્રમાણે બદલી શકાય અને પ્રિન્ટ કાઢવી સરળ છે. કોડ અને સૂત્રો એટલાં સરળ રાખો કે ચકાસી શકાય.

રોજ ફોનથી હાજરી ભરવી હોય, પગાર અને સ્લિપ આપોઆપ જોઈએ, એડવાન્સનો હિસાબ કે બેકઅપ જોઈએ તો એપ મદદ કરી શકે. સ્ટાફ વધે ત્યારે આ સુવિધાઓ ફરી ફરી કરવું પડતું કામ બચાવે છે. પણ હાજરી ભરવાની રીત જ સ્પષ્ટ ન હોય તો ફક્ત સાધન બદલવાથી પ્રશ્ન નહીં ઉકેલાય.

વારંવાર પૂછાતા સવાલો

હાજરી શીટમાં કયા કોડ વાપરવા?

ટૂંકા અને નક્કી કોડ રાખો: હાજર માટે P, ગેરહાજર માટે A, અડધા દિવસ માટે H, પગાર સાથે રજા માટે PL, પગાર વિના રજા માટે UL, રજા માટે HO અને સાપ્તાહિક રજા માટે WO. તેનો અર્થ શીટ તપાસનારને દેખાય ત્યાં લખો.

Excelમાં અડધા દિવસ કેવી રીતે ગણવા?

COUNTIFથી Hની સંખ્યા ગણો. પછી Pના સરવાળામાં Hના સરવાળાનો અડધો હિસ્સો ઉમેરો એટલે હાજર દિવસ થાય. પગાર સાથે રજા, બીજી રજા અને સાપ્તાહિક રજાના સરવાળા અલગ રાખો. એટલે પગારના દિવસ ગણવાની રીત સ્પષ્ટ રહે.

માસિક અને રોજના પગારવાળા સ્ટાફની હાજરી એક જ શીટમાં રાખી શકું?

હાજરીની ગોઠવણી એક જ રાખી શકો. પણ પગારની શરતો પ્રમાણે ગણતરી જુદી હોઈ શકે. પગાર ગણતાં પહેલાં દરેકનો દર અને સાપ્તાહિક રજા તથા બીજી રજાનો હિસાબ સ્પષ્ટ રાખો.

નાની દુકાને Excel છોડીને એપ ક્યારે લેવી?

રોજ ફોનથી હાજરી, આપોઆપ પગાર સ્લિપ, એડવાન્સનો હિસાબ કે ભરોસાપાત્ર બેકઅપથી વારંવારનું કામ બચતું હોય ત્યારે એપ વિચારો. એક જ જગ્યાએ થોડા સ્ટાફનો હિસાબ માલિક સરળતાથી રાખી શકે તો શીટ હજી પણ પૂરતી હોઈ શકે.