Hisab Pagar
મુખ્ય વાતો
- દરેક એડવાન્સ તારીખ અને રકમ સાથે નોંધો.
- કમાયેલો પગાર અને પાછો લીધેલો એડવાન્સ અલગ બતાવો.
- માલિક અને કામદાર બંનેને બાકી રકમ સ્પષ્ટ દેખાય તેમ રાખો.
“શેઠ, ₹2,000 જોઈએ છે, ઘરે મોકલવાના છે.” લગભગ દરેક નાના ધંધામાં પગારના દિવસ પહેલાં સ્ટાફને પૈસા અપાતા હોય છે. ભાડું, લગ્ન, દવાખાનાનું બિલ કે મહિનો પૂરો કરવા માટે. એડવાન્સ આપવાથી મદદ થાય છે. પણ નોંધ ન રાખો તો મહિને ઝઘડાનું સૌથી સામાન્ય કારણ એ જ બને છે. અહીં એડવાન્સ નોંધવાની, યોગ્ય રીતે બાદ કરવાની અને બંનેને માન્ય હોય એવો બાકી હિસાબ રાખવાની સરળ રીત છે.
દર વખતે આ ચાર વાત લખો
નોટબુક વાપરો કે એપ, જે દિવસે એડવાન્સ આપો તે જ દિવસે આ વિગતો નોંધો:
- તારીખ: પૈસા આપ્યાનો દિવસ.
- રકમ: આંકડામાં.
- ચુકવણીની રીત: રોકડ, UPI કે બેંક ટ્રાન્સફર. UPI અને બેંકની પોતાની નોંધ રહે છે. પછી શંકા થાય તો કામ આવે.
- નોંધ: કારણ અને કેવી રીતે પાછા લેશો. જેમ કે “સપ્ટેમ્બરના પગારમાંથી કાપવા” કે “4 મહિના સુધી દર મહિને ₹2,000”.
રોકડ આપો તો નોટબુકની નોંધ પર કામદારની સહી લો. અથવા WhatsApp પર એક લાઇન લખવા કહો: “5 સપ્ટેમ્બરે ₹2,000 એડવાન્સ મળ્યા.” દસ સેકન્ડનું કામ છે અને પછીની શંકા દૂર કરે છે.
એડવાન્સનું સાદું રજિસ્ટર
| તારીખ | નામ | રકમ (₹) | રીત | કારણ / પાછા લેવાની રીત |
|---|---|---|---|---|
| 5 સપ્ટેમ્બર 2026 | Ramesh | 2,000 | UPI | ઘરે મોકલ્યા. સપ્ટેમ્બરના પગારમાંથી કાપવા. |
| 12 સપ્ટેમ્બર 2026 | Aslam | 5,000 | રોકડ | બાળકની શાળાની ફી. સપ્ટેમ્બરમાં ₹2,500, ઑક્ટોબરમાં ₹2,500. |
| 18 સપ્ટેમ્બર 2026 | Ramesh | 1,000 | રોકડ | સપ્ટેમ્બરના પગારમાંથી કાપવા. |
મહિને એડવાન્સ બાદ કરવો
પહેલાં હાજરી પરથી વ્યક્તિનો કમાયેલો પગાર કાઢો. પછી મહિનામાં અગાઉ આપેલા પૈસા બાદ કરો. આ ક્રમ જરૂરી છે: પહેલાં કમાણી, પછી કપાત. એડવાન્સ “સરભર” કરવા ક્યારેય હાજરી કે દિવસ ઓછા ન કરો.
Ramesh, સપ્ટેમ્બર 2026
માસિક પગાર ₹15,000. 30 દિવસના મહિનામાં 22 હાજર દિવસ, 2 અડધા દિવસ, 2 ગેરહાજરી અને 4 રવિવારની રજા હતી. એટલે ₹13,500 કમાયા (₹15,000 ÷ 30 × 27 પગારના દિવસ). તેમણે બે વાર એડવાન્સ લીધો.
ફક્ત છેલ્લી રકમ નહીં, હિસાબની ત્રણેય લાઇન બતાવો. પગાર સ્લિપમાં આ જ થાય છે.
મોટી રકમ થોડા મહિનામાં પાછી લેવી
કોઈને મહિનાની બાકી રકમ કરતાં વધારે પૈસા જોઈએ તો આપતાં પહેલાં મહિનાનો હપ્તો નક્કી કરો. આખી વાત લખી રાખો. જેમ કે Sunitaને રોજના ₹600 મળે છે. તેઓ જુલાઈમાં ₹12,000 માગે છે અને દર મહિને ₹3,000 પાછા લેવાના છે:
| મહિનો | કમાયેલો પગાર (₹) | હપ્તો (₹) | પગારના દિવસે આપ્યા (₹) | પાછા લેવાના બાકી (₹) |
|---|---|---|---|---|
| જુલાઈ | 15,000 | 3,000 | 12,000 | 9,000 |
| ઑગસ્ટ | 14,400 | 3,000 | 11,400 | 6,000 |
| સપ્ટેમ્બર | 13,800 | 3,000 | 10,800 | 3,000 |
| ઑક્ટોબર | 14,400 | 3,000 | 11,400 | 0 |
હાજરી પ્રમાણે કમાયેલો પગાર બદલાય છે. હપ્તો નક્કી કરેલો જ રહે છે. બીમારી જેવા કારણથી કોઈ મહિને પગાર બહુ ઓછો થયો હોય તો વાત કરીને નાનો હપ્તો લેવો યોગ્ય છે. આખો હપ્તો કાપીને કામદાર પાસે લગભગ કશું ન રહે એવું ન કરો.
એડવાન્સ મહિનાના પગાર કરતાં વધારે હોય તો
નવા જોડાયેલા અને મોસમી કામદારોમાં આવું ઘણી વાર થાય છે. માનો કે મદદનીશ 16 તારીખે જોડાયો. બાકીના મહિનામાં ₹6,750 કમાયો, પણ ₹8,000 એડવાન્સ લીધો. એટલે 30 તારીખે કંઈ આપવાનું નથી અને તમારી પાસે હજી ₹1,250 લેવાના નીકળે છે.
આ ફક્ત યાદ ન રાખો. રજિસ્ટરમાં ₹1,250 માટે “ઑક્ટોબરમાં આગળ લઈ ગયા” લખો. સપ્ટેમ્બરની સ્લિપમાં બતાવો અને નક્કી થયા મુજબ ઑક્ટોબરના પગારમાંથી લો. એ પહેલાં કામદાર નોકરી છોડે તો પણ બંનેએ જોયેલો તારીખવાળો રેકોર્ડ તમારી પાસે રહેશે.
ઊલટી સ્થિતિમાં પણ એ જ વાત છે. કમાયેલા પગાર કરતાં ઓછા પૈસા આપ્યા હોય તો બાકી રકમ કામદારને આપવાની છે. તે ચૂકવો અથવા આગળના મહિને લઈ ગયાની નોંધ કરો. ભૂલી ન જાઓ.
કપાત યોગ્ય અને કાયદા મુજબ રાખો
- કાપતાં પહેલાં નક્કી કરો. એડવાન્સ આપતી વખતે જ કામદારને રકમ અને પાછા લેવાની રીત સ્પષ્ટ હોવી જોઈએ.
- બધો પગાર ન કાપો. ભારતમાં વેતનના કાયદા કુલ કપાતની મર્યાદા રાખે છે. Payment of Wages Act અને Code on Wages મુજબ, સામાન્ય રીતે પગારના એક સમયગાળામાં કુલ કપાત તે વેતનના અડધાથી વધુ ન હોઈ શકે. મોટો એડવાન્સ થોડા મહિનામાં વહેંચીને લો તો આ મર્યાદાની અંદર રહેવું સરળ બને.
- પગારના એડવાન્સ પર વ્યાજ ન લો. વ્યાજ લેવાથી એડવાન્સ ધિરાણના ધંધામાં ફેરવાય છે, જેના પોતાના નિયમો છે. હિસાબ સાદો રાખો.
- કોઈ નોકરી છોડે ત્યારે હિસાબ પતાવો. છેલ્લા મહિનાનો કમાયેલો પગાર કાઢો, લેવાના બાકી પૈસા બાદ કરો અને બંને બતાવતી છેલ્લી સ્લિપ આપો. પગાર કરતાં વધારે લેવાના હોય તો બાકી રકમ લખો અને તેની સ્વીકૃતિ લો.
આ વ્યવસ્થિત રેકોર્ડ રાખવામાં મદદ માટે સામાન્ય માહિતી છે, કાનૂની સલાહ નથી. તમારા ધંધા અને રાજ્ય પ્રમાણે નિયમો જુદા હોઈ શકે.
એડવાન્સ, બોનસ અને દંડ જુદી બાબતો છે
તેમને અલગ લાઇનમાં રાખો. એડવાન્સ એટલે પગારનો ભાગ વહેલો આપ્યો. એટલે બાકી પગારમાંથી તે બાદ થાય. બોનસ એટલે પગાર ઉપરના વધારાના પૈસા. દંડ, જેમ કે નુકસાન માટે, કમાયેલી રકમ ઓછી કરે છે. તે ભાગ્યે જ થવો જોઈએ, નક્કી થયેલો અને લખેલો હોવો જોઈએ. બધું એક “એડજસ્ટમેન્ટ”માં ભેગું કરવાથી વિશ્વાસ ઘટે છે.
હિસાબ પગારમાં એડવાન્સનો હિસાબ
- સ્ટાફની વિગતો ખોલીને “ચુકવણી ઉમેરો” પસંદ કરો. પ્રકાર પસંદ કરો: પગાર, એડવાન્સ, બોનસ કે દંડ. પછી રોકડ, UPI કે બેંક ટ્રાન્સફર, તારીખ અને જરૂર હોય તો નોંધ ઉમેરો.
- “પગાર બાકી” સ્ક્રીનમાં દરેકનો મહિનાનો કમાયેલો પગાર, ચૂકવેલા પૈસા અને બાકી રકમ દેખાય છે. તે મહિનાની તારીખવાળા એડવાન્સ અને પગારની ચુકવણી તે મહિનાની કમાણીમાંથી બાદ થાય છે. દંડ કમાયેલા પગારમાંથી કપાય છે. ઉપરના દાખલામાં Rameshના ₹10,500 બાકી દેખાય.
- કોઈને તે મહિનાના કમાયેલા પગાર કરતાં વધારે ચૂકવાયું હોય તો બાકી પગારને બદલે એડવાન્સ દેખાય છે. ઉપરના ₹1,250ના દાખલાની જેમ.
- સ્લિપમાં દરેક ચુકવણીની તારીખ, પ્રકાર, રીત અને રકમ હોય છે. એટલે કામદાર દરેક એડવાન્સ જોઈ શકે.
હિસાબ પગાર દરેક મહિનાનો હિસાબ અલગ કરે છે. એક મહિનાનું લોનનું બાકી ખાતું આપોઆપ બીજા મહિનામાં ચાલતું નથી. મોટો એડવાન્સ હપ્તે પાછો લેતા હો તો જે મહિને હપ્તો લો તે મહિને ફક્ત હપ્તાની રકમ એડવાન્સ તરીકે નોંધવી એક સરળ રીત છે. નોંધમાં “3 જુલાઈએ ₹12,000 આપ્યા, 4માંથી હપ્તો 2” લખો. સાથે આખા ₹12,000ની એક ચુકવણી પણ ન નોંધો. નહીં તો પહેલા મહિનામાં જ આખી રકમ પાછી લીધેલી દેખાશે.
