Hisab Pagar
मुख्य बातें
- हर एडवांस की तारीख और रकम लिख लें।
- कितनी पगार बनी और कितना एडवांस काटा, दोनों अलग दिखाएँ।
- कितने पैसे देने या लेने बाकी हैं, यह हिसाब आप और स्टाफ दोनों को साफ़ दिखे।
“Seth, ₹2,000 चाहिए, घर भेजना है।” छोटी दुकानों और कारोबारों में स्टाफ अक्सर पगार की तारीख से पहले पैसे माँगता है। कभी किराया देना होता है, कभी शादी या अस्पताल का खर्च होता है, तो कभी महीने का खर्च चलाना मुश्किल पड़ जाता है। एडवांस देने से मदद हो जाती है, लेकिन उसे लिखना भूल जाएँ तो महीने के आखिर में हिसाब पर झगड़ा हो सकता है। यहाँ एडवांस लिखने, पगार से काटने और बाकी रकम का हिसाब साफ़ रखने का आसान तरीका है, ताकि आप और स्टाफ दोनों हिसाब से सहमत रहें।
हर बार ये चार बातें लिखें
कॉपी रखें या ऐप, एडवांस जिस दिन दें उसी दिन लिख लें। साथ में ये बातें भी लिखें:
- तारीख: पैसे किस दिन दिए।
- रकम: कितने पैसे दिए, अंकों में लिखें।
- तरीका: नकद, UPI या बैंक ट्रांसफर। UPI और बैंक ट्रांसफर का रिकॉर्ड भी रहता है, जिससे बाद में कोई शक हो तो जाँच सकते हैं।
- नोट: पैसे किसलिए दिए और कब काटने हैं ("सितंबर की पगार से काटना है" या "4 महीने तक हर महीने ₹2,000 काटने हैं")।
नकद पैसे दें तो स्टाफ से कॉपी में उस हिसाब के सामने दस्तखत करवा लें या WhatsApp पर एक छोटा मैसेज भेजने को कहें ("₹2,000 एडवांस मिला, 5 सितंबर")। इसमें दस सेकंड लगते हैं और बाद में हिसाब पर शक नहीं रहता।
एडवांस का आसान रजिस्टर
| तारीख | नाम | रकम (₹) | तरीका | किसलिए दिया / कब काटना है |
|---|---|---|---|---|
| 5 सितंबर 2026 | Ramesh | 2,000 | UPI | घर पैसे भेजने के लिए। सितंबर की पगार से काटना है। |
| 12 सितंबर 2026 | Aslam | 5,000 | नकद | बच्चे की स्कूल फीस। सितंबर में ₹2,500, अक्टूबर में ₹2,500 काटने हैं। |
| 18 सितंबर 2026 | Ramesh | 1,000 | नकद | सितंबर की पगार से काटना है। |
महीने के आखिर में एडवांस कैसे काटें
महीने के आखिर में पहले हाज़िरी से निकालें कि कितनी पगार बनी। फिर उसमें से महीने में पहले दिए गए पैसे घटाएँ। पहले पगार निकालें, उसके बाद कटौती करें। एडवांस का हिसाब बराबर करने के लिए किसी की हाज़िरी या काम के दिन कम न करें।
Ramesh, सितंबर 2026
महीने की पगार ₹15,000 है। 30 दिन के महीने में 22 दिन हाज़िरी, 2 आधे दिन, 2 दिन गैरहाज़िरी और 4 रविवार की छुट्टी से ₹13,500 पगार बनी (₹15,000 ÷ 30 × 27 पगार वाले दिन)। उसने दो बार एडवांस लिया।
उसे सिर्फ आखिरी रकम न बताएँ। पगार और दोनों एडवांस की तीनों लाइनें दिखाएँ। सैलरी स्लिप में यही हिसाब साफ़ दिखता है।
बड़ा एडवांस कई महीनों में कैसे काटें
किसी को महीने की बाकी पगार से ज़्यादा पैसे चाहिए हों तो पैसे देने से पहले तय कर लें कि हर महीने कितनी किस्त कटेगी। यह बात लिख भी लें। जैसे, Sunita (₹600 रोज़) जुलाई में ₹12,000 माँगती है और हर महीने ₹3,000 काटने की बात तय होती है:
| महीना | बनी पगार (₹) | किस्त (₹) | पगार के दिन दिए (₹) | अभी काटना बाकी है (₹) |
|---|---|---|---|---|
| जुलाई | 15,000 | 3,000 | 12,000 | 9,000 |
| अगस्त | 14,400 | 3,000 | 11,400 | 6,000 |
| सितंबर | 13,800 | 3,000 | 10,800 | 3,000 |
| अक्टूबर | 14,400 | 3,000 | 11,400 | 0 |
हाज़िरी के हिसाब से पगार बदलती रहेगी, लेकिन किस्त वही रहेगी जो तय हुई है। किसी महीने बीमारी जैसी वजह से पगार बहुत कम बने तो स्टाफ से बात करके उस महीने कम किस्त काटें, ताकि उसके पास खर्च चलाने के लिए पैसे बचें।
जब एडवांस महीने की पगार से ज़्यादा हो
नए आए स्टाफ या सीज़न में काम करने वालों के साथ ऐसा अक्सर होता है। मान लें, एक हेल्पर ने 16 तारीख को काम शुरू किया। बाकी महीने की उसकी पगार ₹6,750 बनी, लेकिन उसने ₹8,000 एडवांस ले लिया। ऐसे में 30 तारीख को उसे कुछ देना बाकी नहीं है, बल्कि उससे आपको ₹1,250 लेने हैं।
यह हिसाब सिर्फ याद रखने के भरोसे न छोड़ें। रजिस्टर में ₹1,250 के सामने लिखें, "अक्टूबर में काटना बाकी है"। सितंबर की स्लिप में भी दिखाएँ और तय बात के मुताबिक अक्टूबर की पगार से काटें। अगर पैसे पूरे कटने से पहले स्टाफ काम छोड़ दे, तो कम से कम आपके पास तारीख के साथ वह हिसाब रहेगा जो आप दोनों ने देखा था।
उल्टा हिसाब हो तो भी यही करें। किसी महीने जितनी पगार बनी, उससे कम पैसे दिए हों तो बाकी पैसे आपको स्टाफ को देने हैं। उन्हें चुका दें या अगले महीने देने के लिए लिख लें। हिसाब भूल न जाएँ।
कटौती में स्टाफ का ध्यान रखें और नियम मानें
- कटौती की बात पहले तय करें। एडवांस देते समय ही स्टाफ को बता दें कि कितने पैसे कब काटे जाएँगे।
- पूरी पगार न काट लें। भारत के पगार से जुड़े कानून कुल कटौती की सीमा तय करते हैं। Payment of Wages Act और Code on Wages के तहत आम तौर पर एक पगार की अवधि में कुल कटौती आधी पगार से ज़्यादा नहीं हो सकती। बड़े एडवांस को कई महीनों में बाँटकर काटने से इस सीमा में रहना आसान होता है।
- पगार के एडवांस पर ब्याज न लें। ब्याज लेने पर बात उधार देने के कारोबार की हो जाती है, जिसके अपने नियम हैं। हिसाब सीधा रखें।
- काम छोड़ते समय हिसाब पूरा करें। आखिरी महीने की पगार निकालें, बाकी एडवांस घटाएँ और दोनों का हिसाब दिखाने वाली आखिरी स्लिप दें। अगर पगार से ज़्यादा पैसे लेने बाकी हों तो बची रकम लिख लें और स्टाफ से उसकी पुष्टि करवा लें।
यह हिसाब ठीक से रखने की सामान्य जानकारी है, कानूनी सलाह नहीं। आपके कारोबार और राज्य के हिसाब से नियम अलग हो सकते हैं।
एडवांस, बोनस और जुर्माना अलग-अलग हैं
इनका हिसाब अलग-अलग लाइन में लिखें। एडवांस पगार का वह हिस्सा है जो पहले दे दिया गया, इसलिए उसे बाकी पगार से घटाते हैं। बोनस पगार के ऊपर मिलने वाले अतिरिक्त पैसे हैं। जुर्माना (जैसे किसी नुकसान के लिए) बनी हुई पगार से कटता है। इसे रोज़ की बात न बनाएँ; स्टाफ से बात तय हो और कटौती लिखी भी जाए। सबको एक ही "एडजस्टमेंट" में मिला देंगे तो स्टाफ का भरोसा टूट सकता है।
Hisab Pagar में एडवांस का हिसाब कैसे रखें
- स्टाफ की जानकारी खोलें और पेमेंट जोड़ें। पैसे किसलिए दिए (पगार, एडवांस, बोनस या जुर्माना), कैसे दिए (नकद, UPI या बैंक ट्रांसफर) और तारीख चुनें। चाहें तो नोट भी लिखें।
- बाकी पगार वाली स्क्रीन पर हर व्यक्ति की उस महीने की बनी पगार, दिए गए पैसे और बाकी रकम दिखती है। उस महीने की तारीख वाले एडवांस और पगार के पेमेंट उसी महीने की पगार से घटते हैं। जुर्माना भी बनी पगार से कटता है। ऊपर वाले उदाहरण में Ramesh को ₹10,500 देना बाकी दिखेगा।
- किसी को उस महीने की बनी पगार से ज़्यादा पैसे दे दिए हों तो बाकी हिसाब में एडवांस दिखता है। ऊपर के ₹1,250 वाले उदाहरण में भी ऐसा ही होगा।
- सैलरी स्लिप में हर पेमेंट की तारीख, किसलिए और कैसे दिया, और रकम दिखती है। इससे स्टाफ हर एडवांस देख सकता है।
Hisab Pagar हर महीने का हिसाब अलग रखता है। उधार की बची रकम अपने आप अगले महीने नहीं जुड़ती। बड़ा एडवांस किस्तों में काटना हो तो जिस महीने जितनी किस्त काटें, उस महीने सिर्फ उतनी रकम एडवांस के तौर पर दर्ज करें। नोट में लिख सकते हैं, "₹12,000 दिए, 3 जुलाई को; 4 किस्तों में से किस्त 2"। साथ में पूरे ₹12,000 का अलग पेमेंट दर्ज न करें, वरना पहले महीने में ही पूरी रकम कटी हुई दिखेगी।
