Hisab Pagar
મુખ્ય વાતો
- કર્મચારીની વિગતો, પગારનો સમયગાળો, હાજરી અને ચુકવણી લખો.
- કમાણી અને દરેક કપાત અલગ લાઇનમાં બતાવો.
- તારીખવાળી દરેક સ્લિપની એક નકલ કામદારને આપો અને એક તમારી પાસે રાખો.
પગાર સ્લિપ એટલે એક પાનામાં મહિનાના પગારનો હિસાબ. તેને પે સ્લિપ કે વેતન સ્લિપ પણ કહે છે. મોટી કંપનીઓ ઈમેલથી મોકલે છે, પણ ઘણી દુકાન અને વર્કશોપમાં બનતી જ નથી. સાદી સ્લિપથી પણ મહિનાના અંતના મોટાભાગના મતભેદ ટળી શકે. સ્ટાફને બેંક ખાતું ખોલાવવા, ભાડે રૂમ લેવા કે લોન માટે પણ તેની જરૂર પડે છે. અહીં નાના ધંધાને ફાવે એવો નમૂનો, દરેક ખાનાની સમજ અને ભરેલો દાખલો આપ્યો છે.
સીધો ભરી શકાય એવો નમૂનો જોઈએ છે? Excel પગાર સ્લિપનો નમૂનો ડાઉનલોડ કરો.
પગાર સ્લિપ શા માટે બનાવવી?
- મતભેદ ઓછા થાય. કામદારને ગણેલા દિવસ, લીધેલો એડવાન્સ અને બાકી રકમ દેખાય. સવાલ હોય તો પગાર આપવાના દિવસે જ ઉકેલાય, અઠવાડિયા પછી નહીં.
- સ્ટાફને આવકનો પુરાવો મળે. દર મહિનાની સ્લિપ ભાડાકરાર, બેંક ખાતું અને નાની લોનમાં કામ આવે.
- તમારી પાસે રેકોર્ડ રહે. ક્યારેય મતભેદ થાય તો દરેક મહિનાનો તારીખવાળો કાગળ હોય.
- આપવી જરૂરી પણ હોઈ શકે. ભારતમાં ઘણા શ્રમ કાયદા હેઠળ આવતા માલિકોએ વેતન સ્લિપ આપવી પડે છે. તમારો ધંધો નાનો હોવાથી કાયદો લાગુ ન પડતો હોય તો પણ સ્લિપ આપવી સારી ટેવ છે.
સ્લિપમાં કઈ વિગતો રાખવી?
1. ઉપરની વિગતો
ધંધાનું નામ, સરનામું કે શહેર અને સ્લિપ કયા મહિનાની છે તે લખો. આ પગારનો સમયગાળો છે. જેમ કે “પગાર સ્લિપ, સપ્ટેમ્બર 2026”. સ્લિપ બનાવ્યાની તારીખ પણ લખો.
2. કર્મચારીની વિગતો
નામ, મોબાઇલ નંબર કે કર્મચારી નંબર, કામ, જોડાવાની તારીખ અને પગારની રીત લખો. માસિક, દૈનિક, સાપ્તાહિક કે કલાક મુજબ જે હોય તે દર સાથે બતાવો. બેંક ખાતામાં પગાર આપતા હો તો ખાતાના છેલ્લા ચાર અંક પૂરતા છે. આખો નંબર ક્યારેય ન છાપો.
3. હાજરીનો સરવાળો
નાના ધંધામાં આ ભાગ ઘણી વાર રહી જાય છે. પણ કામદાર માટે આ જ સૌથી જરૂરી હોય છે. મહિનાના કુલ દિવસ, હાજર દિવસ, અડધા દિવસ, ગેરહાજરી, પગાર સાથે રજા, સાપ્તાહિક રજા અને બીજી રજા બતાવો. ઓવરટાઇમ આપતા હો કે મોડા આવવાનો દંડ કરતા હો તો એ કલાક અને દિવસ પણ લખો. કલાકના પગારવાળા સ્ટાફ માટે કામના કલાક બતાવો.
4. કમાણી
હાજરી પ્રમાણે કમાયેલો પગાર, ઓવરટાઇમ અને બોનસ કે પ્રોત્સાહનની રકમ લખો. મોટી કંપનીઓ પગારને મૂળ પગાર, મોંઘવારી ભથ્થું અને ઘરભાડા ભથ્થામાં વહેંચે છે. મોટાભાગના નાના ધંધામાં એક જ રકમ અપાય છે. એટલે “કમાયેલો પગાર”ની એક લાઇન પણ ચાલે.
5. કપાત
પાછો લીધેલો એડવાન્સ, મોડા આવવાનો દંડ અને બીજો દંડ લખો. કાયદાકીય કપાત માટે તમારો ધંધો નોંધાયેલો હોય તો કર્મચારીના હિસ્સાનું EPF, ESI અને જે રાજ્યમાં લાગુ હોય ત્યાંનો પ્રોફેશનલ ટૅક્સ પણ લખો. દરેક કપાત અલગ લાઇનમાં રાખો. કામદારને પૈસા ક્યાં કપાયા તે સ્પષ્ટ દેખાશે.
6. ચોખ્ખો પગાર
કમાણીમાંથી કપાત બાદ કરીને રકમ આંકડા અને શબ્દોમાં લખો. શબ્દોમાં લખવાથી ₹1,160ને ₹11,600 વાંચવાની કે ઊલટી ભૂલ થતી અટકે.
7. ચુકવણીની વિગતો
પૈસા આપ્યાની તારીખ અને રીત લખો: રોકડ, UPI કે બેંક ટ્રાન્સફર. મહિનામાં ટુકડે ટુકડે પૈસા આપ્યા હોય તો દરેક ચુકવણી લખો.
8. સહી કે નોંધ
કાગળની સ્લિપમાં માલિક સહી કરે અને ઑફિસની નકલમાં કામદાર સહી કરે. WhatsApp પર મોકલેલી PDFમાં “કમ્પ્યુટરથી બનાવેલી સ્લિપ” જેવી નોંધ સામાન્ય છે.
ભરેલો દાખલો
Rameshનો માસિક પગાર ₹15,000 છે અને રવિવારે રજા છે. સપ્ટેમ્બર 2026માં (30 દિવસ) તેઓ 22 દિવસ હાજર હતા, 2 અડધા દિવસ આવ્યા અને 2 દિવસ ગેરહાજર રહ્યા. તેમણે કલાકના ₹125ના દરે 10 કલાક ઓવરટાઇમ કર્યો. 3 દિવસ મોડા આવ્યા, જેમાં દરેક મોડા દિવસનો ₹50 દંડ છે. મહિનામાં બે વાર એડવાન્સ લીધો.
| Sharma General Store · પગાર સ્લિપ · સપ્ટેમ્બર 2026 | |
|---|---|
| નામ / કામ | Ramesh Kumar, સેલ્સમેન |
| પગાર | માસિક, ₹15,000 · જોડાયા 1 એપ્રિલ 2025 |
| હાજરી | 30 દિવસ · હાજર 22 · અડધા દિવસ 2 · ગેરહાજર 2 · સાપ્તાહિક રજા 4 · રજા 0 |
| ઓવરટાઇમ / મોડા | 10 કલાક ઓવરટાઇમ · 3 દિવસ મોડા |
| કમાણી | ₹ | કપાત | ₹ |
|---|---|---|---|
| 27 દિવસનો પગાર (₹15,000 ÷ 30 × 27) | 13,500 | એડવાન્સ (5 સપ્ટેમ્બર, UPI) | 2,000 |
| ઓવરટાઇમ (10 કલાક × ₹125) | 1,250 | એડવાન્સ (18 સપ્ટેમ્બર, રોકડ) | 1,000 |
| મોડા આવવાનો દંડ (3 દિવસ × ₹50) | 150 | ||
| કુલ કમાણી | 14,750 | કુલ કપાત | 3,150 |
| ચોખ્ખો પગાર (30 સપ્ટેમ્બરે રોકડ આપ્યો) | 11,600 | ||
ચોખ્ખો પગાર શબ્દોમાં: રૂપિયા અગિયાર હજાર છસો પૂરા. પગારના 27 દિવસમાં 22 હાજર દિવસ, 2 અડધા દિવસ મળીને 1 દિવસ અને 4 પગારવાળા રવિવાર છે. આ હિસાબ કેવી રીતે થયો તે હાજરી પરથી પગાર ગણવાના લેખમાં અને ઓવરટાઇમ અને મોડા આવવાના દંડના લેખમાં સમજાવ્યું છે.
સ્ટાફને સ્લિપ મોકલવી
મોટાભાગના નાના ધંધામાં WhatsApp પર PDF મોકલવી સૌથી સરળ છે. ફાઇલનું નામ સ્પષ્ટ રાખો, જેમ કે Salary-Slip-Ramesh-Kumar-Sep-2026.pdf. એટલે કામદારને પછી શોધવી સરળ રહે. તેના પોતાના નંબર પર મોકલો, પરિવારના ગ્રુપમાં નહીં. દરેક સ્લિપની તમારી નકલ મહિના પ્રમાણે સાચવો. કામદાર સ્માર્ટફોન ન વાપરતો હોય તો પ્રિન્ટ આપો અને સહી લો.
આ ભૂલો ટાળો
- ફક્ત છેલ્લી રકમ લખવી. “₹11,600 આપ્યા”થી હિસાબ સમજાતો નથી. હાજરી અને કપાત બતાવવી એ જ સ્લિપનો હેતુ છે.
- પગારમાંથી એડવાન્સ બાદ કરીને સીધી રકમ બતાવવી. દરેક એડવાન્સ તારીખ સાથે અલગ લાઇનમાં બતાવો.
- ખાનગી નંબર છાપવા. બેંક ખાતાનો આખો નંબર કે આધાર નંબર ન લખો.
- અઠવાડિયા પછી સ્લિપ બનાવવી. પગાર આપો તે દિવસે જ બનાવો. ત્યારે બંનેને મહિનાની વાતો યાદ હોય છે.
હિસાબ પગારમાં પગાર સ્લિપ
હિસાબ પગાર તમે ભરેલી હાજરી અને ચુકવણી પરથી સ્લિપ બનાવે છે. એટલે મહિને ફરી લખવું પડતું નથી. દરેક PDFમાં આ આવે છે:
- તમારા ધંધાનું નામ, પગારનો સમયગાળો અને સ્લિપ બનાવ્યાની તારીખ.
- કર્મચારીની વિગતો: નામ, ફોન, પગારનો પ્રકાર, દર, જોડાવાની તારીખ અને સક્રિય કે નિષ્ક્રિય છે તે.
- હાજરી: મહિનાના દિવસ, હાજર, ગેરહાજર, અડધા દિવસ, પગાર સાથે રજા, સાપ્તાહિક રજા અને બીજી રજા. જ્યાં લાગુ હોય ત્યાં કામના કલાક, ઓવરટાઇમ કલાક અને મોડા આવેલા દિવસ પણ.
- કમાયેલો પગાર અને મહિનામાં આપેલા પૈસા: પગાર, એડવાન્સ અને બોનસ. દંડ અને મોડા આવવાનો દંડ કપાતમાં દેખાય છે.
- બાકી રકમ કે વધારે ચૂકવેલી રકમ, શબ્દોમાં કમાયેલો પગાર અને દરેક ચુકવણીની તારીખ, પ્રકાર, રીત તથા રકમની યાદી.
Androidમાં સીધી WhatsApp પર મોકલી શકો. ફાઇલનું નામ ઉપરના દાખલા જેવું હોય છે. ડેસ્કટોપ એપમાં PDF કમ્પ્યુટરમાં સેવ થાય છે અને સ્ટાફની WhatsApp ચૅટ ખૂલે છે. ત્યાં ફાઇલ જોડીને મોકલી શકો. હિસાબ પગાર EPF, ESI કે પ્રોફેશનલ ટૅક્સ ગણતું નથી. તમારો ધંધો આ માટે નોંધાયેલો હોય તો પેરોલ સલાહકાર પાસેથી રકમ લો.
