Hisab Pagar
मुख्य बातें
- हर व्यक्ति की अलग लाइन और हर तारीख का अलग कॉलम रखें। कोड का मतलब भी लिखें।
- P, A और H अलग गिनें। फिर तय नियम से पगार वाले दिन निकालें।
- शीट की कॉपी पर तारीख लिखें और बैकअप रखें। शीट सँभालने में ज़्यादा समय लगने लगे तो ऐप आज़माएँ।
महीने की हाज़िरी शीट से आसानी से पता रहता है कि कौन आया, कौन नहीं आया और कितनी पगार देनी है। छोटी दुकान के लिए कागज़ का रजिस्टर या Excel शीट काफी हो सकती है। बस रोज़ एक जैसे कोड लिखें, महीने का जोड़ साफ रखें और अगला महीना शुरू करने से पहले पुरानी शीट की कॉपी संभाल लें।
महीने की हाज़िरी शीट में क्या रखें?
हर व्यक्ति की अलग लाइन और महीने की हर तारीख का अलग कॉलम रखें। तारीखों से पहले नाम, काम शुरू करने की तारीख और हफ्ते की छुट्टी लिखें। दाईं ओर हर कोड के जोड़, हाज़िर दिन, पगार वाले दिन, नोट और साइन की जगह रखें। नीचे या दूसरे टैब में कोड का मतलब लिख दें। इससे कोई दूसरा व्यक्ति भी शीट समझ सकेगा।
कुछ तय कोड रखें। महीने के बीच में उनका मतलब न बदलें:
| कोड | मतलब | कैसे गिनें |
|---|---|---|
| P | पूरा दिन काम पर आया | एक दिन की हाज़िरी |
| A | गैरहाज़िर, पगार वाली छुट्टी नहीं | पगार नहीं मिलेगी |
| H | आधा दिन काम किया | आधे दिन की हाज़िरी |
| PL | मंज़ूर पगार वाली छुट्टी | पगार वाला दिन |
| UL | बिना पगार की छुट्टी | पगार नहीं मिलेगी |
| HO | दुकान या फैक्ट्री में छुट्टी | अलग से दर्ज करें। पगार मिलेगी या नहीं, यह तय शर्तों और लागू नियमों पर निर्भर है |
| WO | हफ्ते की तय छुट्टी | अलग से दर्ज करें। इसका हिसाब तय शर्तों और लागू नियमों से करें |
काम शुरू करने की तारीख ज़रूर लिखें। इससे पहले के दिनों को गलती से गैरहाज़िरी नहीं गिनेंगे। हर व्यक्ति की हफ्ते की छुट्टी भी लिखें, क्योंकि सबकी छुट्टी एक दिन नहीं होती। शिफ्ट बदली हो, एंट्री सुधारी हो या किसी दिन पर मतभेद हो तो नोट में बताएँ। महीने का जोड़ दिखाकर साइन लेते हैं तो उसकी जगह रखें। साइन के साथ हिसाब भी साफ होना चाहिए। इससे दोनों को याद रहेगा कि क्या जाँचा था।
छह दिनों की शीट का उदाहरण
इस उदाहरण में तीन काल्पनिक लोगों की 1–6 तारीख तक की हाज़िरी है। हफ्ते की छुट्टी वाले कॉलम में उनका सामान्य छुट्टी का दिन है। Kabir की शुक्रवार की छुट्टी 5 तारीख को पड़ती है। दाईं ओर का जोड़ सामने दिख रहे छह दिनों का है। “हाज़िर दिन” में P और H का आधा जोड़ते हैं। इस उदाहरण में “पगार वाले दिन” निकालने के लिए हाज़िर दिनों में PL, HO और WO भी जोड़े हैं। अपने स्टाफ की पगार में यही नियम लगाने से पहले उनकी तय शर्तें देखें।
वर्कशॉप का उदाहरण · छह तारीखें · सिर्फ समझाने के लिए एंट्रियाँ
| नाम | काम शुरू किया | हफ्ते की छुट्टी | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | P | A | H | PL | UL | HO | WO | हाज़िर दिन | पगार वाले दिन | नोट / साइन |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Asha | 1 | रविवार | P | P | H | PL | UL | P | 3 | 0 | 1 | 1 | 1 | 0 | 0 | 3.5 | 4.5 | हिसाब जाँचा |
| Imran | 1 | रविवार | P | A | P | P | HO | P | 4 | 1 | 0 | 0 | 0 | 1 | 0 | 4 | 5 | छुट्टी दर्ज है |
| Kabir | 1 | शुक्रवार | P | P | H | P | WO | P | 4 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 1 | 4.5 | 5.5 | हिसाब जाँचा |
स्प्रेडशीट में नाम वाले कॉलम फ़्रीज़ कर दें, ताकि आगे की तारीखें देखते समय नाम सामने रहें। कागज़ पर हर महीने की अलग शीट लें और लैंडस्केप में प्रिंट करें।
Excel और Google Sheets के आसान फ़ॉर्मूले
मान लें कि किसी व्यक्ति की छह दिनों की हाज़िरी D2:I2 में है और उसके बाद जोड़ के कॉलम हैं। पूरे महीने के लिए रेंज आखिरी तारीख वाले कॉलम तक बढ़ाएँ। जैसे 31 दिन के महीने में AH तक। हर कोड को गिनने के लिए वही रेंज रखें। लाइन जोड़ने या कॉपी करने के बाद देखें कि फ़ॉर्मूले की रेंज अनजाने में बदली तो नहीं।
ये फ़ॉर्मूले पूरे हाज़िर दिन, गैरहाज़िरी और आधे दिन अलग-अलग गिनते हैं। PL, UL, HO और WO का पूरा जोड़ चाहिए तो उनके लिए भी ऐसे ही COUNTIF फ़ॉर्मूले लगाएँ। उदाहरण का जोड़ छह तारीखों की एंट्रियों से मिलना चाहिए: Asha के 3 P और 1 H हैं। Imran के 4 P और 1 HO हैं। Kabir के 4 P, 1 H और 1 WO हैं।
हाज़िर दिन और पगार वाले दिन हमेशा बराबर नहीं होते। महीने की सैलरी में पगार वाली छुट्टी, हफ्ते की छुट्टी और दूसरी छुट्टियाँ तय शर्तों और लागू नियमों से जोड़ें। यहाँ Asha के 3.5 हाज़िर दिन और एक पगार वाली छुट्टी है। Imran के चार हाज़िर दिन और एक पगार वाला छुट्टी का दिन है। Kabir के 4.5 हाज़िर दिन और एक हफ्ते की छुट्टी है।
यहाँ तय तरीके से पगार वाले 27 दिन माने हैं। अपने स्टाफ की छुट्टी, हफ्ते की छुट्टी और त्योहार की छुट्टी का नियम जाँच लें। सैलरी को कितने दिनों से भाग देना है, उसका तरीका हर बार एक ही रखें।
मुफ़्त CSV टेम्पलेट डाउनलोड करें
हाज़िरी रजिस्टर का मुफ़्त CSV टेम्पलेट डाउनलोड करें। यह Excel और Google Sheets में खुलता है। हर महीने तारीख के साथ नई कॉपी सेव करें। फिर स्टाफ के नाम, काम शुरू करने की तारीख और हफ्ते की छुट्टी भरें। CSV में फ़ॉर्मूले और कई टैब सेव नहीं रहते। अपने-आप जोड़ चाहिए तो फ़ाइल खोलने के बाद फ़ॉर्मूले लगाएँ।
इन गलतियों से शीट का हिसाब बिगड़ता है
- पिछले महीने की शीट मिटाकर उसी में भरना। हर महीने तारीख वाली नई फ़ाइल सेव करें। पुरानी हाज़िरी बनी रहनी चाहिए।
- बैकअप न रखना। दूसरी कॉपी अलग सुरक्षित जगह रखें। खोलकर देख लें कि वह सही है।
- बदली हुई एंट्री का रिकॉर्ड न रखना। सुधार की वजह लिखें या तय करें कि हाज़िरी का जोड़ कौन बदल सकता है।
- नई लाइन जोड़ने पर फ़ॉर्मूला बिगड़ना। महीने के आखिर में फ़ॉर्मूले और जोड़ जाँचें। दूसरे लोग भी फ़ाइल भरते हैं तो फ़ॉर्मूले वाले खाने लॉक करें।
- आधा दिन और देर से आना लिखना भूलना। H, देर से आने और ओवरटाइम को दर्ज करने का एक तरीका तय करें।
- काउंटर पर शीट भरना मुश्किल होना। फोन पर छोटे खाने और बार-बार दाएँ-बाएँ स्क्रॉल करने से एंट्री छूट सकती है। बहुत छोटे स्टाफ के लिए कागज़ आसान हो सकता है।
शीट कब काफी है और ऐप कब काम आता है?
पाँच से कम स्टाफ हों, एक ही जगह काम हो और मालिक हर एंट्री खुद करे या जाँचे, तो स्प्रेडशीट काफी हो सकती है। इसे अपनी ज़रूरत से बदलना और प्रिंट करना आसान है। कोड और फ़ॉर्मूले इतने आसान रखें कि खुद जाँच सकें।
रोज़ फोन से हाज़िरी लगानी हो, पगार और स्लिप अपने-आप चाहिए, एडवांस का हिसाब रखना हो या बैकअप चाहिए, तो ऐप काम आ सकता है। स्टाफ बढ़ने पर इससे दोबारा वही हिसाब भरने का काम बचता है। लेकिन हाज़िरी लगाने का रोज़ का तरीका साफ रखना फिर भी ज़रूरी है।
Hisab Pagar का हाज़िरी रजिस्टर
Hisab Pagar में भी वही जाना-पहचाना रजिस्टर फ़ॉर्मेट है। महीने के रजिस्टर PDF में यही कोड आते हैं: P, A, H, PL, UL, HO और WO। पूरे महीने की तालिका देखकर प्रिंट कर सकते हैं और हाज़िरी की बैकअप फ़ाइल भी निकाल सकते हैं। इससे ऐप के अलावा आपके पास रिकॉर्ड की कॉपी रहेगी। महीनेवार संभालकर रखें और ज़रूरत पड़ने पर जाँच लें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
स्टाफ की हाज़िरी शीट में कौन-से कोड रखें?
कुछ छोटे, तय कोड रखें: हाज़िर के लिए P, गैरहाज़िर के लिए A, आधे दिन के लिए H, पगार वाली छुट्टी के लिए PL, बिना पगार की छुट्टी के लिए UL, दुकान की छुट्टी के लिए HO और हफ्ते की छुट्टी के लिए WO। इनके मतलब ऐसी जगह लिखें जहाँ शीट देखने वाले को आसानी से मिलें।
Excel में आधे दिन कैसे गिनें?
COUNTIF से H गिनें। फिर कुल P में कुल H का आधा जोड़ें। इससे हाज़िर दिन निकलेंगे। पगार वाली छुट्टी, बाकी छुट्टियों और हफ्ते की छुट्टी का जोड़ अलग रखें। इससे पगार वाले दिन निकालने का नियम साफ रहेगा।
महीने की सैलरी और दिहाड़ी वालों के लिए एक ही शीट रख सकते हैं?
हाँ, हाज़िरी एक ही फ़ॉर्मेट में रख सकते हैं। लेकिन पगार का हिसाब तय तरीके के मुताबिक अलग होगा। पगार निकालने से पहले हर व्यक्ति का रेट और उसकी हफ्ते की छुट्टी, बाकी छुट्टियों और ली हुई छुट्टी का नियम साफ रखें।
छोटी दुकान में Excel छोड़कर ऐप कब लेना चाहिए?
जब रोज़ फोन से एंट्री, अपने-आप बनने वाली स्लिप, एडवांस का हिसाब या भरोसेमंद बैकअप से आपका बार-बार का काम बचे, तो ऐप देखें। एक जगह छोटे स्टाफ का हिसाब मालिक आसानी से रख पा रहा है तो शीट भी काफी हो सकती है।
