Hisab Pagar
முக்கிய விஷயங்கள்
- ஊழியருக்கு ஒரு வரி, தேதிக்கு ஒரு நெடுவரிசை, தெளிவான குறியீட்டு விளக்கம் வையுங்கள்.
- P, A, H-ஐத் தனித்தனியாக எண்ணி, ஒப்புக்கொண்ட விதிகளின்படி சம்பள நாட்களைக் கணக்கிடுங்கள்.
- தேதியிட்ட நகல்களும் பேக்கப்பும் வையுங்கள்; ஷீட் வேலை அதிகமானால் ஆப்புக்கு மாறுங்கள்.
யார் வேலை செய்தார், யார் வரவில்லை, எவ்வளவு சம்பளம் தர வேண்டும் என்பதைக் கண்காணிக்க மாதாந்திர வருகை ஷீட் ஒரு எளிய வழி. சிறு கடைக்குக் காகித ரெஜிஸ்டரோ Excel ஷீட்டோ போதுமானதாக இருக்கலாம். தினமும் ஒரே குறியீடுகளைப் பயன்படுத்துவது, மொத்தங்கள் தெளிவாகத் தெரிவது, அடுத்த மாதம் தொடங்கும் முன் பாதுகாப்பாக ஒரு நகல் எடுப்பதுதான் முக்கியம்.
மாத வருகை ஷீட்டில் என்ன தேவை?
ஒவ்வொரு ஊழியருக்கும் ஒரு வரி, மாதத்தின் ஒவ்வொரு தேதிக்கும் ஒரு நெடுவரிசை வையுங்கள். தேதிகளுக்கு முன் ஊழியரின் பெயர், சேர்ந்த தேதி, வழக்கமான வார விடுப்பைச் சேருங்கள். வலப்புறம் குறியீட்டு மொத்தங்கள், வந்த நாட்கள், சம்பள நாட்கள், குறிப்புகள், வாங்குவதாக இருந்தால் கையெழுத்துக்கு இடம் விடுங்கள். மற்றவரும் ஊகிக்காமல் படிக்கும்படி கீழேயோ இரண்டாவது தாவலிலோ குறியீட்டு விளக்கம் கொடுங்கள்.
குறைந்த எண்ணிக்கையிலான குறியீடுகளைப் பயன்படுத்துங்கள். மாதத்தின் நடுவில் அவற்றின் பொருளை மாற்றாதீர்கள்:
| குறியீடு | பொருள் | எப்படி எண்ணுவது |
|---|---|---|
| P | முழு நாள் வந்துள்ளார் | ஒரு வந்த நாள் |
| A | சம்பள விடுப்பு இல்லாமல் வரவில்லை | சம்பள நாள் அல்ல |
| H | அரை நாள் வேலை | வந்த நாளில் பாதி |
| PL | அனுமதிக்கப்பட்ட சம்பள விடுப்பு | சம்பள விடுப்பு நாள் |
| UL | சம்பளமில்லா விடுப்பு | சம்பள நாள் அல்ல |
| HO | கடை அல்லது தொழிற்சாலை விடுமுறை | தெளிவாகப் பதிவு செய்யுங்கள்; சம்பளம் உண்டா என்பது ஊழியரின் சம்பள நிபந்தனைகளையும் பொருந்தும் விதிகளையும் பொறுத்தது |
| WO | அட்டவணைப்படியான வார விடுப்பு | தெளிவாகப் பதிவு செய்யுங்கள்; சம்பள நிபந்தனைகள், பொருந்தும் விதிகளின்படி கணக்கிட வேண்டும் |
வேலை தொடங்குவதற்கு முந்தைய நாட்களை வராத நாட்களாகத் தவறாக எடுத்துக்கொள்ளாமல் இருக்க சேர்ந்த தேதியை எழுதுங்கள். ஒவ்வொருவரின் வார விடுப்பையும் எழுதுங்கள்; எல்லோருக்கும் ஒரே நாளாக இருக்காது. மாறிய ஷிப்ட், திருத்தம் அல்லது கருத்து வேறுபாடு உள்ள பதிவைக் குறிப்புகள் நெடுவரிசையில் விளக்கலாம். மாத மொத்தத்தில் ஊழியர் கையெழுத்திடுவதாக இருந்தால் இடம் விடுங்கள். தெளிவான கணக்குக்கு கையெழுத்து மாற்றாகாது; ஆனால் எதைச் சரிபார்த்தோம் என்று இருவரும் உறுதி செய்ய உதவும்.
ஆறு நாள் மாதிரி வடிவம்
இந்தச் சிறிய உதாரணத்தில் கற்பனையான மூன்று ஊழியர்களும் மாதத்தின் 1–6 தேதிகளும் உள்ளன. வார விடுப்பு நெடுவரிசை வழக்கமான அட்டவணையைக் காட்டுகிறது; Kabir-இன் வெள்ளிக்கிழமை விடுப்பு 5-ஆம் நாளில் வருகிறது. வலப்புற மொத்தங்கள் காட்டிய ஆறு தேதி பெட்டிகளின் குறிகளை எண்ணுகின்றன. “வந்த நாட்கள்” என்பது P-யுடன் H-இன் பாதி. இந்த உதாரணத்தில் “சம்பள நாட்கள்” என்பது வந்த நாட்களுடன் PL, HO, WO சேர்த்தது. உண்மையான சம்பளக் கணக்கில் இந்த விதியைப் பயன்படுத்தும் முன் ஒவ்வொருவரின் நிபந்தனைகளையும் பாருங்கள்.
மாதிரிப் பட்டறை · ஆறு தேதிகள் · விளக்கத்துக்கான பதிவுகள் மட்டும்
| பெயர் | சேர்ந்தது | வார விடுப்பு | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | P | A | H | PL | UL | HO | WO | வந்த நாட்கள் | சம்பள நாட்கள் | குறிப்புகள் / கையெழுத்து |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Asha | 1-ஆம் தேதி | ஞாயிறு | P | P | H | PL | UL | P | 3 | 0 | 1 | 1 | 1 | 0 | 0 | 3.5 | 4.5 | சரிபார்த்தது |
| Imran | 1-ஆம் தேதி | ஞாயிறு | P | A | P | P | HO | P | 4 | 1 | 0 | 0 | 0 | 1 | 0 | 4 | 5 | விடுமுறை குறிக்கப்பட்டது |
| Kabir | 1-ஆம் தேதி | வெள்ளி | P | P | H | P | WO | P | 4 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 1 | 4.5 | 5.5 | சரிபார்த்தது |
ஸ்பிரெட்ஷீட்டில் பெயர் நெடுவரிசைகளை நகராமல் உறைய வையுங்கள். காகிதத்தில் மாதத்துக்கு ஒரு தாளாக அகலவாக்கில் பிரின்ட் எடுங்கள்.
எளிய Excel அல்லது Google Sheets ஃபார்முலாக்கள்
ஒரு ஊழியரின் ஆறு தினசரிப் பதிவுகள் D2:I2 செல்களில் இருப்பதாகவும், அவற்றுக்குப் பின் மொத்தங்கள் வருவதாகவும் வைத்துக்கொள்வோம். முழு மாதத்துக்கு கடைசித் தேதி நெடுவரிசை வரை வரம்பை நீட்டியுங்கள்; உதாரணமாக 31 நாள் மாதத்துக்கு AH வரை. ஒவ்வொரு குறியீட்டு மொத்தத்துக்கும் ஒரே செல் வரம்பைப் பயன்படுத்துங்கள். வரியைச் சேர்க்கும்போதோ காப்பி செய்யும்போதோ தெரியாமல் ஃபார்முலா மாறாமல் இருக்க இது உதவும்.
இந்த ஃபார்முலாக்கள் முழு நாள் வருகை, வராத நாள், அரை நாள் குறிகளைத் தனித்தனியாக எண்ணும். முழுக் குறியீட்டுச் சுருக்கம் வேண்டுமென்றால் PL, UL, HO, WO-க்கும் இதேபோல் COUNTIF சேருங்கள். காட்டிய மாதிரி மொத்தங்கள் ஆறு தேதி பெட்டிகளுடன் பொருந்த வேண்டும்: Asha-க்கு 3 P, 1 H; Imran-க்கு 4 P, 1 HO; Kabir-க்கு 4 P, 1 H, 1 WO.
வந்த நாட்களும் சம்பள நாட்களும் எப்போதும் ஒன்றல்ல. மாதச் சம்பளத்தில் சம்பள விடுப்பு, சம்பளத்துடன் வார விடுப்பு அல்லது விடுமுறையை அந்த ஊழியரின் நிபந்தனைகள், பொருந்தும் விதிகளின்படி எண்ண வேண்டும். இந்த மாதிரியில் Asha-க்கு 3.5 வந்த நாட்களுடன் ஒரு சம்பள விடுப்பு நாள்; Imran-க்கு நான்கு வந்த நாட்களுடன் ஒரு சம்பள விடுமுறை; Kabir-க்கு 4.5 வந்த நாட்களுடன் ஒரு வார விடுப்பு.
ஒப்புக்கொண்ட முறையில் 27 சம்பள நாட்கள் என்று இது எடுத்துக்கொள்கிறது. விடுப்பு, வார விடுப்பு, விடுமுறை பற்றிய ஊழியரின் நிபந்தனைகளைச் சரிபாருங்கள். ஒரே வகுக்கும் முறையைத் தொடர்ந்து பயன்படுத்துங்கள்.
இலவச CSV மாதிரியை டவுன்லோடு செய்யுங்கள்
இலவச வருகை ரெஜிஸ்டர் CSV மாதிரியை டவுன்லோடு செய்யுங்கள். Excel, Google Sheets-இல் திறக்கலாம். மாதந்தோறும் தேதியிட்ட புதிய நகலைச் சேமித்து, ஊழியர் பெயர்கள், சேர்ந்த தேதிகள், வார விடுப்புகளைச் சேருங்கள். CSV கோப்புகள் ஃபார்முலாக்களையோ பல தாவல்களையோ தக்கவைக்காது. தானாக மொத்தம் வேண்டுமென்றால் திறந்த பிறகு ஃபார்முலா சேருங்கள்.
ஷீட்டின் நம்பகத்தன்மையைக் கெடுக்கும் வழக்கமான தவறுகள்
- கடந்த மாத ஷீட்டையே மாற்றி எழுதுவது. பழைய வருகை கிடைக்கும்படி தேதியிட்ட புதிய கோப்பைச் சேமியுங்கள்.
- பேக்கப் இல்லாதது. வேறொரு பாதுகாப்பான இடத்தில் இரண்டாவது நகலை வைத்து, திறக்கிறதா என்று பாருங்கள்.
- திருத்த வரலாறு இல்லாதது. திருத்தக் குறிப்பு வையுங்கள் அல்லது வருகை மொத்தங்களை யார் மாற்றலாம் என்று கட்டுப்படுத்துங்கள்.
- வரிகள் சேர்த்ததும் ஃபார்முலா பாதிப்பது. மாத இறுதியில் ஃபார்முலா, மொத்தங்களைச் சரிபாருங்கள்; மற்றவர்களும் திருத்தினால் ஃபார்முலா செல்களைப் பாதுகாக்கவும்.
- அரை நாள், தாமதக் குறிகளை மறப்பது. H, தாமதம், ஓவர்டைம் பதிவு செய்ய ஒரே முறையை அமைத்துக்கொள்ளுங்கள்.
- கடைக் கவுன்டரில் பயன்படுத்தச் சிரமமான ஷீட். போனில் சிறிய செல்களும் பக்கவாட்டில் நகர்த்திப் பார்ப்பதும் பதிவுகள் விடுபடக் காரணமாகலாம். மிகச் சிறிய குழுவுக்குக் காகிதம் எளிதாக இருக்கலாம்.
ஷீட் எப்போது போதும், ஆப் எப்போது உதவும்?
ஐந்துக்கும் குறைவான ஊழியர்கள், ஒரே இடம், ஒவ்வொரு பதிவையும் முதலாளியே குறிக்கும் அல்லது சரிபார்க்கும் நிலை என்றால் ஸ்பிரெட்ஷீட் போதலாம். தேவைக்கேற்ப மாற்றலாம்; பிரின்ட் எடுப்பதும் எளிது. குறியீடுகளும் ஃபார்முலாக்களும் சரிபார்க்க எளிதாக இருக்கட்டும்.
தினமும் போனில் பதிவு, தானியங்கி சம்பளம், ஸ்லிப், அட்வான்ஸ் கண்காணிப்பு அல்லது பேக்கப் தேவைப்பட்டால் ஆப் உதவலாம். குழு வளரும்போது திரும்பத் திரும்பச் செய்யும் வேலையை இந்த வசதிகள் குறைக்கும். ஆனால் கருவியை மட்டும் மாற்றினால் தெளிவில்லாத வருகைப் பதிவு பழக்கம் சரியாகிவிடாது.
ஹிசாப் பகாரில் ரெஜிஸ்டர்
ஹிசாப் பகாரிலும் இதே ரெஜிஸ்டர் வடிவம்தான். அதன் மாதாந்திரப் பதிவேடு PDF-இல் இதே குறியீடுகள் இருக்கும்: P, A, H, PL, UL, HO, WO. பழக்கமான அட்டவணையில் மாதத்தைப் பார்த்து பிரின்ட் எடுக்கலாம்; பிறகு வருகைப் பதிவை பேக்கப் கோப்பாக ஏற்றுமதி செய்யலாம். ஆப்புடன் தனியாகவும் ஒரு நகல் கிடைக்கும்; மாதப் பதிவுகளை ஒன்றாக வைத்து பின்னர் சரிபார்க்கலாம்.
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
வருகை ஷீட்டில் என்ன குறியீடுகள் பயன்படுத்துவது?
வந்ததற்கு P, வராததற்கு A, அரை நாளுக்கு H, சம்பள விடுப்புக்கு PL, சம்பளமில்லா விடுப்புக்கு UL, விடுமுறைக்கு HO, வார விடுப்புக்கு WO போன்ற நிலையான சுருக்கக் குறியீடுகளைப் பயன்படுத்துங்கள். ஷீட்டைச் சரிபார்க்கும் யாருக்கும் தெரியும்படி விளக்கத்தை வையுங்கள்.
Excel-இல் அரை நாட்களை எப்படி எண்ணுவது?
COUNTIF மூலம் H குறிகளை எண்ணி, P மொத்தத்துடன் H மொத்தத்தின் பாதியைச் சேர்த்து வந்த நாட்களைக் கணக்கிடுங்கள். சம்பள நாள் விதி தெளிவாக இருக்க சம்பள விடுப்பு, விடுமுறை, வார விடுப்பைத் தனித்தனி மொத்தங்களாக வையுங்கள்.
மாதச் சம்பள, தினக்கூலி ஊழியர்களுக்கு ஒரே வருகை ஷீட் பயன்படுத்தலாமா?
ஒரே வடிவத்தில் வருகையைப் பதிவு செய்யலாம். ஆனால் சம்பள ஏற்பாட்டைப் பொறுத்து கணக்கு மாறலாம். கணக்கிடும் முன் ஒவ்வொருவருக்கும் ரேட், வார விடுப்பு, விடுமுறை, விடுப்பு கணக்கு தெளிவாக இருக்கட்டும்.
சிறு கடை எப்போது Excel-இலிருந்து ஆப்புக்கு மாற வேண்டும்?
தினசரிப் போன் பதிவு, தானியங்கி சம்பள ஸ்லிப், அட்வான்ஸ் கண்காணிப்பு அல்லது நம்பகமான பேக்கப் ஆகியவை மீண்டும் மீண்டும் செய்யும் வேலையைக் குறைக்குமென்றால் ஆப்பைப் பரிசீலியுங்கள். ஒரே இடத்தில் சிறிய குழுவை முதலாளி எளிதாக நிர்வகிக்க முடிந்தால் ஷீட்டே போதலாம்.
