દુકાન માટે હાજરી અને પગારની મફત એપ પસંદ કરતાં શું જોવું?

Play Store પર “hazri app”, “staff attendance” કે “hisab kitab app” શોધશો તો ઘણી એપ મળશે. સ્ક્રીનશૉટમાં તો બધી સરખી જ લાગે. પણ ફરક મહિના પછી પગાર કરતી વખતે સમજાય. ક્યારેક વર્ષ પછી ફોન બદલો ત્યારે સમજાય. દુકાન, વર્કશોપ, રેસ્ટોરન્ટ કે સાઇટ માટે એપ પસંદ કરતી વખતે રોજના કામમાં કઈ વાતો જોવી, તે અહીં સમજીએ.

પહેલાં તમારી જરૂરિયાત નક્કી કરો

“હિસાબકિતાબ”માં ઘણાં કામ આવે. દરેક એપનું મુખ્ય કામ જુદું હોઈ શકે:

• ગ્રાહકનું ખાતું: ઉધાર આપેલા માલના પૈસા કોની પાસેથી લેવાના છે.
• બિલિંગ અને સ્ટૉક: બિલ, GST અને માલનો હિસાબ.
• સ્ટાફની હાજરી અને પગાર: તમારી પાસે કામ કરતા લોકોની હાજરી, પગાર, એડવાન્સ અને સ્લિપ.

આ લેખ ત્રીજા કામ વિશે છે. સ્ટાફના પગારનો હિસાબ જ તમારી મુખ્ય મુશ્કેલી હોય તો એ કામ માટે બનેલી એપ પસંદ કરો. બિલિંગની એપમાં હાજરીનું એક પાનું હોય એટલાથી કામ નહીં ચાલે.

એપ પસંદ કરતાં આ વાતો તપાસો

1. ઇન્ટરનેટ વગર ચાલે છે?

દુકાન ખોલતી વખતે જ હાજરી ભરવાની હોય છે. ગોડાઉન, બેઝમેન્ટ કે સાઇટ પર ઘણી વાર નેટવર્ક નબળું હોય. હાજરી સેવ કરવા પણ ઇન્ટરનેટ જોઈએ તો સવારની દોડધામમાં કામ અટકે. બધો રેકોર્ડ ફોનમાં સેવ કરતી અને ઇન્ટરનેટ વગર ચાલતી એપ શોધો.

2. હાજરી ઝડપથી ભરી શકાય છે?

આ કામ રોજ કરવાનું છે. કેટલા ટૅપ કરવા પડે છે તે જુઓ. એક વ્યક્તિ માટે એક ટૅપ થાય અને બધા આવ્યા હોય ત્યારે એકસાથે હાજરી ભરી શકાય તો સારું. હાજર, ગેરહાજર, અડધો દિવસ, પગાર સાથે રજા, પગાર વિના રજા, રજા અને સાપ્તાહિક રજા જેવા જરૂરી વિકલ્પો છે કે નહીં તે તપાસો.

3. તમારી પગાર આપવાની રીત પ્રમાણે હિસાબ થાય છે?

એક જ ધંધામાં જુદી રીતે પગાર અપાતો હોય. કાઉન્ટર પરના સ્ટાફને મહિને, મદદનીશને રોજના અને પાર્ટ-ટાઇમ કામ કરનારને કલાક પ્રમાણે. એપમાં માસિક, દૈનિક, સાપ્તાહિક અને કલાક મુજબ પગાર રાખી શકાય તે જરૂરી છે. દરેકની સાપ્તાહિક રજા કે બે રજા, જોડાવાની તારીખ, ઓવરટાઇમ રેટ અને મોડા આવવાનો દંડ પણ નક્કી કરી શકાય તે જુઓ.

4. પગારનો હિસાબ જાતે ચકાસી શકો છો?

એપમાં એક સાદો દાખલો અજમાવો: ₹15,000 માસિક પગાર, 30 દિવસનો મહિનો, 2 દિવસ ગેરહાજરી અને રવિવારની રજા હોય તો કેટલો પગાર થાય? પછી જાતે ગણો. આ માટે હાજરી પરથી પગાર કેવી રીતે ગણવો તે જુઓ. સારી એપ ગણતરીની રીત સમજાવે છે. એટલે તમે સ્ટાફને પણ હિસાબ સમજાવી શકો.

5. એડવાન્સ અને ચુકવણી

પગારના હિસાબમાં મોટાભાગે એડવાન્સ બાબતે મતભેદ થાય છે. પગાર, એડવાન્સ, બોનસ અને દંડ અલગ નોંધાય તે જુઓ. સાથે તારીખ અને પૈસા રોકડ, UPI કે બેંકથી આપ્યા તેની નોંધ હોવી જોઈએ. દરેકને કેટલા પૈસા આપવાના બાકી છે તે એક નજરે દેખાવું જોઈએ.

6. સ્લિપ અને રિપોર્ટ

મહિને દરેકની પગાર સ્લિપ WhatsApp પર મોકલી શકાય તેવું જોઈએ. આખા મહિનાનું રજિસ્ટર પણ પ્રિન્ટ કાઢવા કે સાચવવા મળે તે સારું. PDF પર આધાર રાખતાં પહેલાં તેમાં શું આવે છે તે તપાસો. પગાર સ્લિપમાં શું હોવું જોઈએ તે પણ વાંચો.

7. બેકઅપ તમારી પાસે રહે છે?

ફોન ખોવાય, ચોરાય કે બદલવો પડે એવું બને. વિચારો: આજે રાત્રે ફોન પાણીમાં પડી જાય તો કાલે રેકોર્ડ પાછો કેવી રીતે મળશે? તમારા પોતાના ક્લાઉડ ખાતામાં આપોઆપ બેકઅપ થતો હોય અને બેકઅપ ફાઇલ કાઢીને સાચવી શકાય તો સારું. જરૂર પડે એ પહેલાં એક વાર બેકઅપમાંથી રેકોર્ડ પાછો લાવીને જુઓ.

8. તમારી ભાષા

મેનેજર કે ઘરની બીજી વ્યક્તિ પણ હાજરી ભરતી હોય તો તેમને ફાવતી ભાષામાં એપ હોવી જોઈએ. ફક્ત અંગ્રેજી હોય તો મુશ્કેલી પડી શકે.

9. ખાનગી માહિતી અને પરવાનગીઓ

સ્ટાફની યાદીમાં નામ, ફોન નંબર અને પગાર હોય છે. આ માહિતી ફોનમાં રહે છે કે કંપનીના સર્વર પર, ખાતું બનાવવું પડે છે કે નહીં અને એપ કઈ પરવાનગીઓ માગે છે તે વાંચો. હાજરીની એપને જેની જરૂર જ ન હોય તેવી પરવાનગી માગે તો ધ્યાનથી તપાસો.

10. ખરેખર કેટલો ખર્ચ થાય છે?

“મફત”નો અર્થ કાયમ મફત, થોડા સ્ટાફ સુધી મફત કે ટ્રાયલ પૂરી થાય ત્યાં સુધી મફત પણ હોઈ શકે. સ્લિપ, રિપોર્ટ, વધારે સ્ટાફ કે બેકઅપ માટે પૈસા લાગે છે કે નહીં તે જુઓ. પૈસા આપવાનું બંધ કરો તો રેકોર્ડનું શું થાય તે પણ જાણો.

11. ફોન, કમ્પ્યુટર કે બંને?

ટેબલ પર બેસીને પગારનો હિસાબ કરતા હો કે ડઝનથી વધુ સ્ટાફ હોય તો ડેસ્કટોપ એપ સમય બચાવે છે. તેમાં આખો મહિનો એકસાથે જોઈ શકાય. કમ્પ્યુટર પર હાજરીનો હિસાબ રાખવા વિશે વાંચો.

12. એકથી વધુ ધંધા

બે દુકાન કે એક દુકાન અને એક સાઇટ હોય તો એક જ એપમાં બંનેનો હિસાબ અલગ રાખી શકાય છે કે નહીં તે જુઓ.

નક્કી કરતાં પહેલાં એક અઠવાડિયું વાપરી જુઓ

તમારો સ્ટાફ ઉમેરો. આખા અઠવાડિયાની હાજરી ભરો, એક એડવાન્સ નોંધો અને સ્લિપ બનાવો. અઠવાડિયાના અંતે એપનો પગાર તમારા હિસાબ સાથે સરખાવો. કંઈ જુદું લાગે તો મહિનો પૂરો થાય એ પહેલાં જ તેનું કારણ સમજી લો.

હિસાબ પગારમાં આમાંથી શું મળે છે?

હિસાબ પગાર અમે જ બનાવીએ છીએ. આ વાત ધ્યાનમાં રાખીને આગળ વાંચો અને ઉપરની યાદી પ્રમાણે જાતે તપાસો.

હિસાબ પગાર ક્યારે તમારા કામ માટે પૂરતી નથી?

• આ માલિકનું રજિસ્ટર છે. સ્ટાફ પોતે લૉગ ઇન કરીને હાજરી ભરતો નથી. સેલ્ફી, GPS કે બાયોમેટ્રિકથી હાજરી ભરવાની સુવિધા નથી.
• તે EPF, ESI, TDS કે પ્રોફેશનલ ટૅક્સ ગણતી નથી. તમારા ધંધામાં કાયદા મુજબની પગારની આ ગણતરીઓ જરૂરી હોય તો પેરોલ સૉફ્ટવેર કે પેરોલ સેવા વાપરો.
• તેમાં બિલિંગ, GST કે સ્ટૉકનો હિસાબ થતો નથી. આવક અને ખર્ચ માટે સાદી કૅશબુક છે.
• ફોનની એપ Android માટે છે. અત્યારે iPhone એપ નથી.
• ફોન અને ડેસ્કટોપની એપમાં ફેરફાર તરત એકબીજામાં આવતા નથી. બેકઅપ ફાઇલથી ડેટા એકમાંથી બીજામાં લઈ જવો પડે છે.

મોટાભાગની નાની દુકાનો અને વર્કશોપ માટે આ મર્યાદાઓ વાંધારૂપ નથી. તમારી જરૂરિયાત પણ એટલી જ હોય તો આ એપથી કામ ચાલી શકે. વધુ સુવિધા જોઈતી હોય તો ઉપરની યાદી પ્રમાણે બીજી એપ તપાસો.