Hisab Pagar
मुख्य बातें
- रोज़ की हाज़िरी एक ही रजिस्टर में साफ़ तरीके से लिखें।
- महीने के अंत में पगार, छुट्टी और एडवांस का हिसाब मिलाएँ।
- स्टाफ को उसका हिसाब समझाएँ और सैलरी स्लिप दें।
दुकान हो, फैक्ट्री हो या ठेके का काम, महीने के आख़िर में एक ही सवाल आता है: किसकी कितनी पगार बनी? किसने कितना एडवांस लिया? रविवार की छुट्टी गिनें या नहीं? अगर रोज़ की हाज़िरी ठीक से लिखी हो तो यह हिसाब पाँच मिनट का काम है। इस लेख में हम आसान भाषा में बताएँगे कि हाज़िरी रजिस्टर कैसे रखें, पगार कैसे जोड़ें, और एडवांस व ओवरटाइम का हिसाब कैसे साफ़ रखें।
1. हर स्टाफ की एक बार पूरी जानकारी लिख लें
नए आदमी को रखते ही ये बातें लिख लें, ताकि बाद में कोई बहस न हो:
- नाम और मोबाइल नंबर
- काम पर आने की तारीख़ (जॉइनिंग डेट)
- पगार कैसे मिलेगी: महीने की (जैसे ₹15,000), रोज़ की दिहाड़ी (जैसे ₹600), हफ़्ते की, या घंटे के हिसाब से
- हफ़्ते की छुट्टी किस दिन है (कई लोगों की दो दिन भी हो सकती है)
- ओवरटाइम किस रेट से मिलेगा, और देर से आने पर कोई जुर्माना है या नहीं
सबसे ज़रूरी बात: पगार जोड़ने का तरीका शुरू में ही बता दें और हर महीने वही तरीका अपनाएँ।
2. रोज़ हाज़िरी लगाएँ, एक ही समय पर
हाज़िरी रोज़ दुकान खुलते समय लगाएँ। हफ़्ते के आख़िर में याद करके लिखने से ही ग़लतियाँ होती हैं। रजिस्टर में हर दिन के लिए छोटे कोड इस्तेमाल करें:
| कोड | मतलब | पैसा मिलेगा? |
|---|---|---|
| P | हाज़िर | हाँ |
| A | गैरहाज़िर | नहीं |
| H | आधा दिन | आधा |
| PL | पेड छुट्टी (जिसका पैसा मिलेगा) | हाँ |
| UL | बिना पगार की छुट्टी | नहीं |
| HO | त्योहार या दुकान बंद | महीने वाले स्टाफ को आम तौर पर हाँ, दिहाड़ी वालों को आम तौर पर नहीं |
| WO | हफ़्ते की छुट्टी | महीने वाले स्टाफ को आम तौर पर हाँ, दिहाड़ी वालों को आम तौर पर नहीं |
कोई भी खाना ख़ाली न छोड़ें। ख़ाली खाने को कर्मचारी “हाज़िर” समझेगा और आप “गैरहाज़िर”। रजिस्टर का पूरा फ़ॉर्मेट और नमूना यहाँ देखें (अंग्रेज़ी में)।
3. महीने के आख़िर में गिनती करें
हर व्यक्ति के लिए गिनें: महीने में कुल कितने दिन थे, कितने दिन हाज़िर, कितने आधे दिन, कितनी गैरहाज़िरी, कितनी पेड छुट्टी, कितनी हफ़्ते की छुट्टी और कितने त्योहार। ये सब मिलाकर महीने के कुल दिनों के बराबर होने चाहिए, इससे आपकी गिनती अपने-आप जँच जाती है।
4. पगार कैसे जोड़ें
महीने की पगार वाला स्टाफ
सबसे आम तरीका है: महीने की पगार ÷ उस महीने के कुल दिन × पगार वाले दिन। पगार वाले दिनों में हाज़िर दिन, आधे दिन का आधा, पेड छुट्टी, त्योहार और हफ़्ते की छुट्टी गिनी जाती है।
उदाहरण: रमेश, ₹15,000 महीना, रविवार छुट्टी
सितंबर 2026 में 30 दिन हैं और 4 रविवार। रमेश 22 दिन हाज़िर रहा, 2 आधे दिन आया और 2 दिन नहीं आया।
कुछ लोग 30 की जगह सिर्फ़ काम के दिनों (रविवार हटाकर, यानी 26) से भाग देते हैं और फिर रविवार का पैसा नहीं जोड़ते। उस तरीके से रमेश की पगार ₹15,000 ÷ 26 × 23 = लगभग ₹13,269 बनती है। दोनों तरीके चलते हैं, बस हर महीने एक ही तरीका रखें। विस्तार से यह गाइड देखें (अंग्रेज़ी में)।
दिहाड़ी वाला स्टाफ
दिहाड़ी में सीधा हिसाब है: रोज़ का रेट × काम के दिन। आधा दिन आधा गिना जाता है, और आम तौर पर हफ़्ते की छुट्टी और त्योहार का पैसा नहीं मिलता।
उदाहरण: सुनीता, ₹600 रोज़
घंटे के हिसाब वाला स्टाफ
₹80 घंटा और 8 घंटे की शिफ़्ट हो, और महीने में 22 पूरे दिन व 2 आधे दिन हों, तो (22 × 8) + (2 × 4) = 184 घंटे, यानी 184 × ₹80 = ₹14,720। जिस दिन ज़्यादा या कम घंटे लगे, उस दिन के असली घंटे लिखें।
बीच महीने में आया नया आदमी
जॉइनिंग की तारीख़ से पहले के दिन बिल्कुल न गिनें, न पगार में, न गैरहाज़िरी में। अगर रमेश 16 सितंबर को आया होता और उसके बाद 11 दिन हाज़िर, 1 आधा दिन, 1 गैरहाज़िरी और 2 रविवार होते, तो पगार ₹500 × 13.5 = ₹6,750 बनती।
5. ओवरटाइम और देर से आने का हिसाब
ओवरटाइम के लिए पहले एक घंटे का रेट निकालें: ₹15,000 ÷ 30 दिन ÷ 8 घंटे = ₹62.50। अगर आपके काम पर कोई श्रम क़ानून लागू होता है, जैसे फैक्ट्री एक्ट या कोड ऑन वेजेज़, तो ओवरटाइम आम तौर पर दोगुने रेट से देना होता है, यानी ₹125 घंटा। रमेश ने 10 घंटे ओवरटाइम किया तो ₹1,250 और जुड़ेंगे। दुकानों के लिए राज्य का दुकान एवं प्रतिष्ठान क़ानून (Shops and Establishments Act) अपने नियम तय करता है।
देर से आने पर जुर्माना रखना हो तो पहले से नियम बनाकर सबको बता दें, जैसे “15 मिनट से ज़्यादा देर पर ₹50 रोज़”। जुर्माना छोटा रखें: क़ानून के हिसाब से एक महीने का कुल जुर्माना पगार के 3% से ज़्यादा नहीं होना चाहिए। रमेश 3 दिन देर से आया तो ₹150 कटेंगे। पूरा तरीका यहाँ पढ़ें (अंग्रेज़ी में)।
6. एडवांस का हिसाब सबसे साफ़ रखें
महीने के बीच में पैसा माँगना आम बात है। झगड़ा तब होता है जब एडवांस कहीं लिखा न हो। हर एडवांस उसी दिन लिखें: तारीख़, रक़म, नकद या UPI, और किस बात के लिए। नकद देने पर कर्मचारी से रजिस्टर में दस्तख़त करवा लें या WhatsApp पर एक लाइन मँगवा लें।
महीने के आख़िर का हिसाब
बड़ा एडवांस हो तो पहले ही तय कर लें कि हर महीने कितना कटेगा, और एक ही महीने में पूरी पगार न काटें। क़ानून के हिसाब से एक महीने में कुल कटौती आम तौर पर पगार के आधे से ज़्यादा नहीं हो सकती। (यह आम जानकारी है, क़ानूनी सलाह नहीं।)
7. सैलरी स्लिप दें
पगार देते समय एक छोटी स्लिप दें, जिसमें हाज़िरी के दिन, कमाई, ओवरटाइम, एडवांस, जुर्माना और बाक़ी रक़म अलग-अलग लिखी हो। इससे कर्मचारी को भरोसा रहता है, और उसे बैंक खाता या किराए का मकान लेने में भी मदद मिलती है। स्लिप में क्या-क्या लिखें, यहाँ देखें (अंग्रेज़ी में)।
आम ग़लतियाँ
- महीने वाले स्टाफ की हफ़्ते की छुट्टी का पैसा भूल जाना
- 26 से भाग देकर फिर रविवार का पैसा भी जोड़ देना
- रजिस्टर में दिन ख़ाली छोड़ देना
- एडवांस याद के भरोसे रखना, लिखना नहीं
- हर महीने पगार जोड़ने का तरीका बदल देना
- राज्य की न्यूनतम मज़दूरी (मिनिमम वेज) से कम पगार बन जाना, इसे एक बार ज़रूर जाँचें
हिसाब पगार ऐप में यह सब कैसे होता है
हिसाब पगार (Hisab Pagar) इसी काम के लिए बना एक मुफ़्त ऐप है। इसमें न इंटरनेट चाहिए, न साइन-अप।
- हर स्टाफ के लिए एक बार पगार का तरीका (महीना, दिन, हफ़्ता या घंटा), हफ़्ते की छुट्टियाँ, जॉइनिंग डेट, ओवरटाइम रेट और देर का जुर्माना भर दें।
- रोज़ हर व्यक्ति के आगे एक टैप से हाज़िरी लगाएँ। आम दिन में “सभी हाज़िर” और त्योहार पर “छुट्टी” बटन से एक साथ सबकी हाज़िरी लग जाती है।
- महीने वाली पगार ऊपर बताए पहले तरीके से ही बनती है: पगार ÷ महीने के दिन × पगार वाले दिन। ऊपर के सारे उदाहरण (26 दिन वाले तरीके को छोड़कर) वही रक़म हैं जो ऐप दिखाता है।
- एडवांस, सैलरी, बोनस और कटौती नकद, UPI या बैंक से दर्ज करें। “वेतन बकाया” स्क्रीन पर हर व्यक्ति की कमाई, दिया गया पैसा और बाकी रक़म दिखती है।
- सैलरी स्लिप PDF बनाकर WhatsApp पर भेजें, और “मासिक रजिस्टर” बटन से पूरे महीने का हाज़िरी व पगार रजिस्टर PDF में निकालें।
- ऐप हिंदी समेत 10 भाषाओं में है। Android फ़ोन पर Google Drive में अपने-आप बैकअप होता है, और Windows, Mac व Linux कंप्यूटर के लिए भी ऐप है।
