दुकानासाठी मोफत हजेरी आणि पगार ॲप निवडताना काय पाहावं?

Play Store वर “hazri app”, “staff attendance” किंवा “hisab kitab app” शोधलं की अनेक ॲप दिसतात. फोटो पाहून सगळी सारखीच वाटतात. पण महिन्याच्या शेवटी पगार काढताना किंवा वर्षभराने फोन बदलताना फरक कळतो. दुकान, वर्कशॉप, हॉटेल किंवा साइटसाठी ॲप निवडताना रोजच्या कामात कोणत्या गोष्टी लागतात, ते इथे पाहूया.

आधी आपली गरज ठरवा

हिशोबाची कामं वेगवेगळी असतात. प्रत्येक ॲप सगळ्याच कामांसाठी बनवलेलं नसतं:

• ग्राहकांची उधारी: उधारीवर दिलेल्या मालाचे पैसे कोणाकडून येणे आहेत.
• बिलिंग आणि स्टॉक: बिलं, GST आणि मालाचा हिशोब.
• स्टाफची हजेरी आणि पगार: तुमच्याकडे काम करणाऱ्यांची हजेरी, पगार, अॅडव्हान्स आणि स्लिप.

इथे आपण तिसऱ्या कामासाठी ॲप कसं निवडायचं ते पाहणार आहोत. स्टाफचा पगार काढण्यात जास्त वेळ जात असेल, तर त्याच कामासाठी बनवलेलं ॲप निवडा. बिलिंग ॲपमध्ये हजेरीची सोय आहे एवढंच पाहून निवडू नका.

या गोष्टी तपासा

1. इंटरनेटशिवाय चालतं का?

हजेरी सहसा दुकान उघडतानाच लावली जाते. गोडाऊन, तळघर किंवा साइटवर नेटवर्क कमी असू शकतं. नोंद सेव्ह करायलाही इंटरनेट लागत असेल, तर सकाळच्या घाईत काम अडेल. सगळ्या नोंदी फोनमध्ये सेव्ह करणारं आणि पूर्णपणे ऑफलाइन चालणारं ॲप पाहा.

2. हजेरी पटकन लावता येते का?

हे काम रोज करावं लागतं. एका माणसाची हजेरी लावायला किती वेळा टॅप करावं लागतं ते पाहा. शक्यतो एका टॅपमध्ये हजेरी लागावी. सगळे हजर असतील तर एकदम सगळ्यांची हजेरी लावता यावी. उपस्थित, अनुपस्थित, अर्धा दिवस, सवेतन रजा, अवैतनिक रजा, सुट्टी आणि साप्ताहिक सुट्टी हे पर्याय आहेत का तेही तपासा.

3. तुमच्या पगाराच्या पद्धतीला जुळतं का?

दुकानात काउंटरवरचा स्टाफ महिन्याच्या पगारावर असू शकतो. मदतनीस रोजंदारीवर, तर पार्टटाइम माणूस तासाच्या हिशोबाने काम करत असेल. ॲपमध्ये मासिक, दैनिक, साप्ताहिक आणि तासाप्रमाणे पगार ठेवता यावा. प्रत्येकाची साप्ताहिक सुट्टी किंवा दोन सुट्ट्या, रुजू तारीख, ओव्हरटाइम दर आणि उशिरा येण्याचा दंडही ठरवता यावा.

4. पगाराचा हिशोब तपासता येतो का?

एक साधं उदाहरण घेऊन पाहा. महिन्याचा पगार ₹15,000, महिना 30 दिवसांचा, 2 दिवस गैरहजेरी आणि रविवारी सुट्टी असेल, तर ॲप किती पगार दाखवतं? मग तोच हिशोब हाताने करा. त्यासाठी हजेरीवरून पगार कसा काढायचा ते पाहा. चांगल्या ॲपमध्ये हिशोबाची पद्धत स्पष्ट असते. त्यामुळे स्टाफलाही ती समजावून सांगता येते.

5. अॅडव्हान्स आणि पेमेंट

अॅडव्हान्सच्या हिशोबावरून बरेच वाद होतात. पगार, अॅडव्हान्स, बोनस आणि दंड वेगवेगळे नोंदवता यायला हवेत. तारीख आणि पैसे रोख, UPI की बँकेतून दिले हेही लिहिता यावं. प्रत्येकाला किती देणे बाकी आहे ते लगेच दिसावं.

6. स्लिप आणि रिपोर्ट

महिना संपल्यावर प्रत्येकाची पगार स्लिप WhatsApp वर पाठवता यावी. पूर्ण महिन्याचं रजिस्टर सेव्ह करता यावं किंवा त्याची प्रिंट काढता यावी. PDF वर विसंबून राहण्याआधी त्यात काय दिसतं ते तपासा. पगार स्लिपमध्ये काय असावं ते पाहा.

7. बॅकअप तुमच्या ताब्यात हवा

फोन हरवू शकतो, चोरीला जाऊ शकतो किंवा बदलावा लागू शकतो. आज रात्री फोन पाण्यात पडला, तर उद्या नोंदी परत कशा मिळवणार? तुमच्या स्वतःच्या क्लाउड खात्यात आपोआप बॅकअप होणं आणि बॅकअप फाइल वेगळी सेव्ह करता येणं या उपयोगाच्या सोयी आहेत. गरज पडण्याआधी एकदा बॅकअपमधून नोंदी परत आणून पाहा.

8. तुमची भाषा

मॅनेजर किंवा घरातली एखादी व्यक्तीही हजेरी लावत असेल, तर त्यांना सहज समजणाऱ्या भाषेत ॲप असावं. फक्त इंग्रजीत असून चालणार नाही.

9. खाजगी माहिती आणि परवानग्या

स्टाफच्या यादीत नावं, फोन नंबर आणि पगार असतात. ही माहिती फोनमध्ये राहते की कंपनीच्या सर्व्हरवर, ते वाचा. खाते उघडावं लागतं का आणि ॲप कोणत्या परवानग्या मागतं तेही पाहा. हजेरीच्या कामाशी संबंध नसलेली माहिती ॲप मागत असेल, तर सावध राहा.

10. खरंच किती खर्च येतो?

“मोफत” म्हणजे कायम मोफत, मोजक्या स्टाफपुरतं मोफत किंवा काही दिवस वापरून पाहण्यापुरतं मोफत असू शकतं. स्लिप, रिपोर्ट, जास्त स्टाफ जोडणं किंवा बॅकअप यासाठी पैसे लागतात का ते तपासा. पैसे भरणं बंद केलं तर जुन्या नोंदींचं काय होतं, हेही पाहा.

11. फोन, कॉम्प्युटर की दोन्ही?

तुम्ही टेबलावर बसून पगाराचा हिशोब करत असाल किंवा डझनभराहून जास्त स्टाफ असेल, तर पूर्ण महिना एकत्र दाखवणारं डेस्कटॉप ॲप वेळ वाचवू शकतं. कॉम्प्युटरवर हजेरीचा हिशोब कसा ठेवायचा ते पाहा.

12. एकापेक्षा जास्त व्यवसाय

तुमची दोन दुकानं किंवा दुकान आणि साइट असेल, तर एकाच ॲपमध्ये त्यांचे हिशोब वेगळे ठेवता येतात का ते तपासा.

ठरवण्याआधी एक आठवडा वापरून पाहा

तुमच्या स्टाफची नावं जोडा. आठवडाभर हजेरी लावा, एक अॅडव्हान्स नोंदवा आणि स्लिप काढा. आठवड्याच्या शेवटी ॲपमधला पगार तुमच्या हिशोबाशी जुळतो का ते पाहा. काही फरक दिसला तर महिना संपण्याआधीच त्याचं कारण समजून घ्या.

हिसाब पगारमध्ये या सोयी आहेत का?

हिसाब पगार आम्हीच बनवलं आहे. हा भाग वाचताना हे लक्षात ठेवा आणि वरच्या गोष्टी स्वतः वापरून तपासा.

हिसाब पगार कुठे पुरेसं पडणार नाही?

• हे मालकाचं रजिस्टर आहे. स्टाफ स्वतः लॉग इन करून हजेरी लावत नाही. सेल्फी, GPS किंवा बायोमेट्रिक हजेरीची सोय नाही.
• यात EPF, ESI, TDS किंवा व्यवसाय कराचा हिशोब होत नाही. तुमच्या व्यवसायाला कायद्यानुसार या गोष्टींचा पगारात हिशोब करावा लागत असेल, तर पेरोल सॉफ्टवेअर किंवा पेरोल सेवा वापरा.
• यात बिलिंग, GST किंवा स्टॉकचा हिशोब होत नाही. जमा आणि खर्च लिहिण्यासाठी साधं कॅशबुक आहे.
• फोनवरचं ॲप Android साठी आहे. सध्या iPhone साठी ॲप नाही.
• फोन आणि डेस्कटॉपवरच्या नोंदी लगेच आपोआप एकमेकांत जात नाहीत. त्यासाठी बॅकअप फाइल वापरावी लागते.

या मर्यादा तुमच्या कामात अडचणीच्या नसतील, तर हे ॲप तुमच्यासाठी पुरेसं ठरू शकतं. बहुतेक लहान दुकानं आणि वर्कशॉपसाठी ते पुरेसं असतं. तुमच्या गरजा वेगळ्या असतील, तर वरची यादी वापरून योग्य ॲप निवडा.