Hisab Pagar
मुख्य बातें
- पगार का महीना, हाज़िरी, कमाई और हर कटौती लिखें।
- ओवरटाइम और एडवांस अलग-अलग लाइन में दिखाएँ।
- स्लिप भेजने से पहले आखिरी रकम, पेमेंट का तरीका और तारीख जाँच लें।
सैलरी स्लिप से स्टाफ को साफ पता चलता है कि कितनी पगार बनी, क्या कटा और बाकी पैसे कैसे मिले। इसके लिए किसी बड़े पेरोल सिस्टम की ज़रूरत नहीं है। इस आसान Excel फ़ॉर्मेट में छोटी दुकान या वर्कशॉप के काम की सारी जगहें हैं: स्टाफ की जानकारी, हाज़िरी, कमाई, कटौती और पेमेंट।
सैलरी स्लिप का तैयार फ़ॉर्मेट डाउनलोड करें
फ़ॉर्मूलों और रुपये के फ़ॉर्मेट वाली तैयार शीट चाहिए तो Excel सैलरी स्लिप टेम्पलेट डाउनलोड करें। Google Sheets में खोलने या इम्पोर्ट करने के लिए आसान फ़ाइल चाहिए तो CSV फ़ाइल लें। उसमें उदाहरण के हिसाब पहले से भरे हैं। दोनों फ़ाइलों में Sunita Devi का उदाहरण है। स्लिप में क्या-क्या लिखें और उसे कैसे सजाएँ, यह समझने के लिए छोटे कारोबार के लिए सैलरी स्लिप फ़ॉर्मेट भी पढ़ें।
स्लिप में क्या लिखें और क्यों?
दुकान का नाम और पता। सबसे ऊपर अपनी दुकान, वर्कशॉप या कंपनी की जानकारी दें। इससे पता रहता है कि पगार किसने दी है। स्टाफ के पास भी काम का रिकॉर्ड रहता है।
स्टाफ का नाम और काम। नाम से पता चलता है कि स्लिप किसकी है। साथ में हेल्पर, दर्जी या मशीन ऑपरेटर जैसा काम लिखें। मिलते-जुलते नाम वाले स्टाफ में इससे पहचान आसान रहती है।
महीना और उसके कुल दिन। इससे पता चलता है कि स्लिप किस महीने की है। कुल दिन लिखने से कैलेंडर वाले हिसाब में यह भी साफ रहता है कि सैलरी को कितने से भाग दिया गया है। स्टाफ खुद पगार जाँच सकता है।
हाज़िर दिन, पगार वाले दिन और काम शुरू करने की तारीख। हाज़िर दिन बताते हैं कि स्टाफ कितने दिन आया। पगार वाले दिनों में तय नियम के हिसाब से पगार वाली छुट्टी, त्योहार की छुट्टी और हफ्ते की छुट्टी भी जुड़ती है। काम शुरू करने की तारीख से समझ आता है कि पहले महीने की पगार कम दिनों की क्यों बनी।
कमाई। महीने की तय सैलरी, इस महीने की बनी पगार, ओवरटाइम के घंटे, रेट, उसकी रकम और बोनस अलग-अलग लिखें। स्टाफ समझ पाएगा कि कुल रकम कैसे बनी। आप भी उसे हाज़िरी और ओवरटाइम के रिकॉर्ड से मिला सकेंगे।
कटौती और कुल रकम। एडवांस की कटौती, देर से आने का जुर्माना और बाकी कटौतियाँ अलग लाइन में लिखें। फिर कुल कमाई, कुल कटौती और देने बाकी रकम दिखाएँ। इससे स्टाफ को पता रहता है कि हर कटौती किस बात की हुई।
रकम शब्दों में, पेमेंट का तरीका और साइन। रकम शब्दों में भी लिखें, ताकि पढ़ने में गलती न हो। पैसे देने की तारीख और नकद, UPI या बैंक का ज़िक्र करें। कागज़ वाली कॉपी पर दोनों के साइन की जगह रखें, ताकि हिसाब की पुष्टि रहे।
भरी हुई स्लिप का उदाहरण: Sunita Devi
Sunita दुकान में असिस्टेंट है और उसकी महीने की सैलरी ₹14,000 है। इस उदाहरण में महीना 30 दिन का है। वह 26 दिन आई। तय शर्तों के मुताबिक दो और दिनों की पगार जुड़ी, इसलिए कुल 28 पगार वाले दिन हुए। उसने चार घंटे ओवरटाइम किया, जिसका रेट ₹70 प्रति घंटा है। वह पहले ही ₹2,000 एडवांस ले चुकी है। कोई बोनस, देर से आने का जुर्माना या दूसरी कटौती नहीं है। टेम्पलेट में हाज़िरी और पेमेंट एक जगह रहते हैं। इसलिए Sunita और मालिक एक ही हिसाब देखकर बात कर सकते हैं।
भाग देने के बाद बीच में रकम राउंड न करें। आखिरी रकम दशमलव के बाद दो अंकों तक दिखाएँ। यहाँ पूरे महीने की सैलरी नहीं मिलेगी, क्योंकि 30 दिन के महीने में पगार वाले दिन 28 हैं।
अब एडवांस की कटौती अलग दिखाएँ। इससे स्टाफ मिला सकेगा कि कितने पैसे पहले मिल चुके हैं और कितने अभी बाकी हैं।
Excel टेम्पलेट में भरी जानकारी से पगार, ओवरटाइम, कुल रकम और बाकी पेमेंट अपने-आप निकलते हैं। उदाहरण की जगह अपने स्टाफ की जानकारी भरें। हाज़िरी और एडवांस का रिकॉर्ड मिलाएँ। स्लिप देने से पहले आखिरी रकम जाँचें। रकम सबसे पास के पैसे तक राउंड होकर दिखती है।
स्लिप भरें और भेजें
- दुकान का नाम और पता भरें। फिर स्टाफ का नाम, काम, महीना और काम शुरू करने की तारीख लिखें।
- हाज़िरी रिकॉर्ड से महीने के कुल दिन, हाज़िर दिन और पगार वाले दिन भरें। हफ्ते की छुट्टी और पगार वाली छुट्टी के लिए अपना लिखित नियम अपनाएँ।
- महीने की सैलरी, ओवरटाइम के घंटे और रेट, बोनस और हर कटौती भरें। एडवांस और जुर्माने को एक रकम में न मिलाएँ।
- कुल कमाई और कटौती जाँचें। फिर देने वाली आखिरी रकम को असल में दिए पैसे से मिलाएँ।
- पेमेंट की तारीख, तरीका और रकम शब्दों में लिखें। स्लिप प्रिंट करें या PDF में सेव करके स्टाफ को WhatsApp पर भेजें।
स्टाफ को कॉपी देने के साथ एक कॉपी दुकान के रिकॉर्ड में भी रखें। कोई रकम पूछे तो हाज़िरी रजिस्टर और एडवांस के रिकॉर्ड से उसका हिसाब दिखा सकें।
इन गलतियों से हिसाब पर बहस होती है
- महीना न लिखना। बाद में स्लिप मिले तो समझना मुश्किल होगा कि वह किस महीने की है।
- एडवांस की कटौती अलग न दिखाना। कटी रकम अलग लिखें, ताकि स्टाफ उसे एडवांस की एंट्री से मिला सके।
- ओवरटाइम का पूरा हिसाब न देना। सिर्फ कुल रकम नहीं, घंटे और रेट भी लिखें।
- पेमेंट का तरीका न लिखना। आखिरी कॉपी पर नकद, UPI या बैंक ट्रांसफर और पैसे देने की तारीख ज़रूर लिखें।
- स्लिप संभालकर न रखना। हर महीने, हर स्टाफ की एक कॉपी सेव रखें। रिकॉर्ड न मिले तो बाद में हिसाब का फर्क सुलझाना मुश्किल होता है।
सैलरी स्लिप का नियम भी जानें
Code on Wages में तय फ़ॉर्मेट और तरीके से पगार की स्लिप देने का प्रावधान है। आपको क्या-क्या देना है, यह लागू नियमों और आपकी स्थिति पर निर्भर कर सकता है। यह सामान्य जानकारी है, कानूनी सलाह नहीं। कोई संदेह हो तो अपने कारोबार पर लागू मौजूदा नियम जाँच लें।
Hisab Pagar से सैलरी स्लिप बनाएँ
Hisab Pagar में जो हाज़िरी आपने लगाई है, उसी से सैलरी स्लिप का PDF बन जाता है। उसे स्टाफ के WhatsApp पर भेज सकते हैं। ऐप पगार वाले दिन, एडवांस, ओवरटाइम और देर से आने का जुर्माना अपने-आप हिसाब में लेता है। आपको हर रकम अलग स्लिप में हाथ से नहीं भरनी पड़ती। एक बार हिसाब देखें, फिर PDF भेज दें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
सैलरी स्लिप में क्या-क्या होना चाहिए?
दुकान और स्टाफ की जानकारी, पगार का महीना, हाज़िरी के दिन, कमाई, हर कटौती, देने बाकी रकम और पेमेंट का तरीका लिखें। कागज़ वाली कॉपी में साइन की जगह भी रखें।
क्या यह सैलरी स्लिप टेम्पलेट Google Sheets में चलेगा?
हाँ। CSV फ़ाइल Google Sheets में खोल या इम्पोर्ट कर सकते हैं। इसमें उदाहरण के निकले हुए जवाब रकम के रूप में भरे हैं। Excel फ़ाइल में अपने-आप हिसाब करने वाले फ़ॉर्मूले और फ़ॉर्मेटिंग हैं। शीट इम्पोर्ट करने या बदलने के बाद भेजने से पहले फ़ॉर्मूले और कुल रकम जाँचें।
पूरे महीने से कम दिन की पगार कैसे निकालें?
यहाँ कैलेंडर वाले उदाहरण में महीने की सैलरी को महीने के कुल दिनों से भाग दिया है। फिर उसे पगार वाले दिनों से गुणा किया है। भाग देने और पगार वाले दिन गिनने का नियम उस स्टाफ के लिए तय तरीके के मुताबिक रखें।
क्या सैलरी स्लिप WhatsApp पर भेज सकते हैं?
हाँ। भरी हुई स्लिप को PDF में सेव या एक्सपोर्ट करके भेजें। अपने पास भी एक कॉपी रखें। भेजने से पहले रकम और पेमेंट की जानकारी जाँच लें।
